ویژگی‌های سازمان‌های آینده

سازمانهای آینده، سازمانی مبتنی بر اطلاعات یا سازمان اطلاعات محور هستند. سازمانی که عملکرد خود را از طریق بازخورد به روز می کند. در این سازمانها تبدیل سیستم دستی و کارکنان دفتری به سمت سیستم ماشینی و کارکنان علمی در حرکت است به گونه ای که نیاز به متخصص و کارشناس بیشتر در سازمان آینده دیده می‌شود.

ظهور سازمان جدید
در سازمان آینده تنها یک رهبرارکستر وجود دارد که هر یک از نوازنده ها زیر نظر رهبری مستقیم او می نوازند( ولی هر یک‌ از نوازنده ها از تخصصی بالا برخوردارند‌) و نیز دسترسی آسان به اطلاعاتی که برای انجام کار خود نیاز دارند به راحتی در دسترس اعضا است. هم نوازی این تیم به دلیل این است که چند صد نوازنده و رهبر ارکستر همگی دارای یک عنوان و امتیاز هستند. رهبر ارکستر می داند از هر یک از اعضا چه انتظاری را در چه زمانی داشته باشد. لذا سازمان آینده اطلاعات محور است. این سازمان نیاز مند هدفی ساده و روشن و مشترک است. لذا کسب و کار مبتنی بر سازمان اطلاعات محور باید بر پایه هدفها و بازخورد ها شکل گیرد که هدفها و انتظارات مدیریت را برای سازمان و اعضای هر بخش و افراد متخصص به وضوح تعیین و تعریف می‌کند و بازخورد‌ها و نتایج عملکرد را با این انتظارات مقایسه می کند تا هر عضو نظارت برخود را تجربه کند.
در این سازمانها مسئولیت اخذ و جمع آوری اطلاعات بر عهده تمامی افراد است. لذا هر فردی از خود سئوال می کند برای انجام کارش به چه اطلاعاتی نیاز دارد‌‌؟ تا کارش را انجام دهد و سهمی در رشد سازمان خود داشته باشد. مسئولان اجرایی و کارشناسان حرفه ای باید فکر کنند به چه اطلاعاتی نیاز دارند ودر این رابطه چه اطلاعات خامی احتیاج خواهند داشت. در واقع ابتدا بداند چه می کنند‌؟ بعد چه باید انجام دهند؟ و در نهایت آنچه انجام می دهند را ارزیابی کنند.

شبکه ها راهی برای رسیدن به نتایج بهتر
در سازمان‌های آینده، سازمان به صورت شبکه ای است. سازمان شبکه ای از شکل هرمی مبتنی بر سلسله مراتب، کاغذ بازی و تخصصی شدن کارها تبدیل به سازمان شبکه ای شده است. کار در سازمان شبکه ای تقسیم نمی شود بلکه در بین کارکنان علمی به اشتراک گذاشته می‌شود. به گونه ای که افراد به شکل انفرادی و یا به عنوان عضو در یک گروه کاری فعالیت می کنند و نیز انتقال تصمیم گیری به سطوح پایینی انجام می شود. سفارش بر حسب نیاز مشتری ویژه و روش تولید بهنگام شکل می گیرد. در سازمان شبکه‌ای تیم مدیریت باید هدف مشترک سازمان و اصول عملیاتی را به وضوح تعریف کند ( اصول عملیاتی تعریف استانداردها و کدهای رفتار است). این اصول کاربردی محلی دارد مثلا مشخص می کند برای رضایت مشتری چه رفتاری باید کرد.
در این سازمانها ابتدا شناخت برای برنامه ریزی و طراحی زیربنایی کارها انجام می شود. مدیریت بر روی این نکته تاکید دارد که هدف این کسب و کار چیست ؟ این کسب و کار برچه اساس و زیربنایی استوار است؟و بایستی به کجا برویم ؟ و چگونه می توانیم خود را با سرعت به آنجا برسانیم؟
ایجاد سازمان شبکه ای برای ایجاد درک احساس اعتماد مشترک در یک سازمان است.در حقیقت نوع جریانهای اطلاعاتی تعیین کننده سرعت و دقت لازم برای تصمیم گیریها و به تبع آن کیفیت اجرا است. سئوال این است که چه کسی، چه نوع اطلاعاتی را در چه زمانی دریافت می‌کند و چرا این افراد ( و نه افراد دیگر ) این اطلاعات را دریافت می کنند ؟ همزمانی دریافت اطلاعات برای اعضای شبکه و نه برای افراد منتخب موجب اعتماد همدردی و احساس مشترک و امنیت روابط می‌شود‌. اطلاعات و حقایق بی‌طرفانه و نیز ارتباط اطلاعات به موضوع هر چه بیشتر باشد میزان عدم توافقها کمتر است.

فناوری اطلاعات
نگاه سازمان آینده به کسب و کار امروز از دیدگاه اطلاعات و ارتباطات یا تواناییها و مشتریان است. زیرا اینگونه پارامترها سازمان را به یکدیگر متصل و مرتبط می‌سازند. امروزه استراتژی ایجاد داده ها توسط سازمانهای بالا دستی و ایجاد ارزش افزوده بر روی این داده‌ها و تحویل آنها به پایین دستی یعنی خریدار کهنه و قدیمی است. سازمانها سعی دارند تناسب و حالت اصلاح پذیری دائمی بین استعدادها و تواناییها سازمان با نیازها و خواسته های مشتری برقرار سازند.

منطق جدید ارزش
امروزه فناوری اطلاعات و جهانی شدن و شیوه های جدید فرصت تازه ای برای خلق ارزش ایجاد کرده است. ارزش درسازمانهای آینده سه مفهوم دارد. ابتدا هدف به تنهایی ایجاد ارزش افزوده نیست در واقع شرکتها نیستند که با یکدیگربه رقابت می‌پردازند بلکه خدمات و کالاهای جدید هستند که برای زمان و پول و توجه مشتریان در رقابتند.
دومین نکته این است که هر چه کالا و خدمات دارای تنوع و پیچیدگی می شوند ارتباط لازم برای ایجاد آنها نیز پیچیده تر و متنوع تر می شود. لذا دیگر یک کالا یا خدمات زیر یک سقف انجام نمی شود و لازمه ایجاد تغییر درنظامهای کاری و تجاری و نیز روابط احساس می شود. سومین نکته ایجاد ارتباط ما بین سازمان و مشتریان برای عرضه محصول قابل رقابت است. تا باز خورد مناسب از سوی مشتریان بتواند به نگهداری آنچه عرضه می کنند پایدار بمانند. دو عامل با منطق جدید ارزش همراه است یعنی اطلاعات و ارتباطات ویا توانمندی سازمان و مشتریان آن.
توانمندی عبارت از فناوری مختلف و تخصص ویژه و فرایند های کاری و تجاری که سازمان طی زمان برای تولید کالا یا خدمات عرضه می کند. اما بدون وجود مشتری یا مشتریانی که پولی برای آن پـــرداخت نمی کنند بی ارزش می‌‌شود. کالا و خدمات تا زمانی دارای ارزش است کـــه مشتری از آن برای ایجاد ارزش خود استفاده کند. در واقع سازمان زمانی سود می برد که بتواند اطلاعات و ارتباطات را به یکدیگر پیوند دهد و از فعالیتهای ارزش ساز مشتریان به منظور خلق ارزش در جهت نیاز مشتری بهره گیرد.

نتیجه گیری
امروزه تحت تاثیر فناوری اطلاعات و جهانی شدن بازارها و تولید ناشی از آن، شیوه های ترکیب و ادغام فعالیتها در قالب کالا و خدمات، فرصتهای جدیدی برای خلق ارزش ایجاد شده است. لذا سازمانها با استفاده از منطق جدید ارزش و ساختارهای شبکه ای و اطلاعات در صدد تنوع بخشی به کارها و فعالیتها ی خود بوده و همواره در پاسخ به خواسته مشتری گام بر می دارند و همواره می کوشند پیوند خود را با مشتریان حفظ کنند تا بتوانند با سرعت به پیش رفته و از قافله عقب نمانند.

منبع: ماهنامه تدبیر 1385شماره171
به نقل از: کتاب «با شتاب به پیش»
نوشته چمپی جیمز و نیتین نوریا،
ترجمه محمود طلوع مکانیک،
نشر موسسه خدمات فرهنگی رسا،
نویسنده : نوید منبتی

 

مطالب مرتبط