سازمان های مجازی
در اوایل قرن بیستم زمانی که ژول ورن نویسنده شهیر فرانسوی داستانهایی همچون: سفر به کره ماه، 20 هزار فرسنگ زیر دریا، دور دنیا در هشتاد روز و... را به رشته تحریر در آورد، خوانندگان داستانهایش اورا نویسنده ای تخیل گرا با رویاهای شیرین و مهیج شناختند و شاید خوشبین ترین طرفداران وی نیز نمی‌توانستند تصور کنند که پیشرفت علم و تکنولوژی در دهه های بعد به آن حد برسد که امروزه سخن گفتن از ساخت مجتمع های مسکونی در ماه و اعزام تورهای تفریحی به آن و یا زیر دریاها امری ممکن و محتمل محسوب می شود و امروزه حتی شاهد جنگهای فرامدرن با زیر دریاییهای اتمی که به‌مراتب از زیر دریایی کاپیتان نمو (قهرمان داستانهای ژول ورن) پیچیده تر و عجیب تر است و هواپیماهای با سرعت مافوق صوت دور دنیا را در چند ساعت می پیماید، هستیم.
اندیشه پیدایش سازمانهای مجازی که اولین بار توسط پیتر دراکر (Peter F. Drucker) در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب «جهان فرا مدرن با حضور کارکنان اندیشه مدار» مطرح شد، در ابتدا همان قدر رویا پردازانه بود که درمورد رمانهای ژول ورن مطرح شد. حتی بعدها که در سال 1970 الوین تافلر) Alvin Toffler(ایده خلق سازمانهای مجازی را بسط و گسترش داد، کمتر کسی تصور می کرد که فناوری ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پیشرفت برسد که در سازمانهای سده بیست و یکمی کار در فضای مجازی امری اجتناب ناپذیر محسوب شود. چه بخواهیم چه نخواهیم، باید بپذیریم که شرایط کسب و کار امروزه بسیار متفاوت‌تر از گذشته است و عواملی همچون جهانی شدن و جهانی سازی، پیشرفتهای شگرف در صنعت رایانه، سرعت سرسام آور جابه جایی اطلاعات، تسهیلات هرچه بیشتر برقراری ارتباطات، تغییرات روز به روز محیط‌های بازار یابی، تغییرات پیاپی در سلیقه ها و ذائقه های مشتریان و فزونی یافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ایجاب می‌کند که ما جهت پاسخگویی سریع و صحیح به این تغییرات، به‌دنبال ساختارهای نوین و مناسب باشیم. چرا که ساختارهای سنتی (گروههای بزرگ از کارکنان با تشکیلات منسجم سلسله مراتبی و تمرکز اختیارات بالا) که زمانی از لحاظ اقتصادی توجیه پذیر بود، دیگر جوابگوی این محیط رقابتی و متغیر نیست و می بایست طرحی نو در اندازیم.
سازمانهای مختلف رویکردهای متفاوتی در این زمینه داشته اند و برخی از سازمانهای معتبر همچون: IBM، جنرال الکتریک، مایکروسافت، نایکی، ریبوک، دل، شرکت فیلمسازی فاکس قرن بیستم و... اشکال مختلف سازمانهای مجازی را بر گزیدند و در این راه بسیار موفق نیز بوده‌اند.
سازمانهای مجازی، شکل جدید سازمان
مجاز را در لغت به معنای گذشتن از حقیقت تعریف کرده اند. امروزه، با توجه به توسعه و گسترش تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی و همچنین فراگیر شدن شبکه های کامپیوتری نظیر اینترنت، مفهوم مجازی بودن در تصورات عمومی و زندگی روزمره انسانهای سده بیست و یکمی وارد شده واین امر موجب شده است تا افراد در داخل و خارج از سازمانها، چیز جدیدی به نام فضای مجازی را تجربه کنند. امروزه، کودکان با بازیهای رایانه‌ای در فضای مجازی با دوستان مجازی خود سر مست از بازیهای سرگرم کننده می‌شوند. دانشجویان با ثبت نام در دانشگاهها یا مدارس مجازی درجات علمی را گام به گام طی می کنند. پزشکان جراح در دورترین نقاط اقدام به هدایت تیم جراحی خود در سایر نقاط و یا حتی دیگر قاره ها می کنند. دانشجویان رشته های ناوبری و یا خلبانی در فضای کاملا مجازی با دستگاههای شبیه ساز کشتی یا هواپیما مشق جنگ می کنند و با دشمنان فرضی خود به نبرد می پردازند.
خریداران، در منزل می نشینند و در یک بازار مجازی (سایتهای اینترنتی شرکتها و یا فروشگاهها) محصول مورد نیاز خود را بر اساس سلیقه خود انتخاب می کنند و بهای آن‌را به‌صورت مجازی (کارتهای اعتباری) می پردازند. بسیاری از شرکتها نیز با استفاده از موقعیتهای پیش آمده، کارکنان خود را ترغیب به کار در خانه می کنند. به‌عنوان مثال شرکت مایکروسافت با 50 هزار کارمند در 78 کشور در حال فعالیت است که کارکنانش متشکل از برنامه نویسان متبحر اروپایی، آمریکایی، اسکیموهای آلاسکا، جوانان نابغه هندی، بنگالی، کره‌ای، عرب، ایرانی و... هستند که تنها راه ارتباطی آنها شبکه های اینترنتی است و آنان بدون حضور فیزیکی در شرکت وظایف خود را انجام می‌دهند و حقوق خود را دریافت می کنند.
بدون چون و چرا، کار در فضای مجازی جزء لاینفک سازمانهای عصر حاضر است. همین امر موجب پیدایش ایده تیم های مجازی در سازمانها شد. طبق تعریف، یک تیم مجازی شامل گروهی از کارکنان است که به تکنولوژی ارتباط الکترونیک تکیه می‌کند و با وجود آنکه از لحاظ فیزیکی از یکدیگر جدا هستند، از طریق پست الکترونیک، دستگاههای پیجر، کنفرانس‌‌‌‌‌های ویدئویی، تلفن و.... با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند.
در این میان بسترهای لازم جهت واقعیت بخشیدن به رویای خلق سازمانهای مجازی کاملا مهیا شده است و صاحبان سرمایه، سهام و نظریه پردازان سازمانی با طرح این سوال که اگر بتوان تشکیلات و مکانهایی را اجاره کرد، چه نیازی است که آنها را خریداری کرد؟و همین اندیشه را پایه و اساس سازمان مجازی قرار دادند.
تعاریف مختلف و بعضا مشابهی از سازمان مجازی توسط اندیشمندان مختلف مطرح شده است که به تعدادی از آنها اشاره می‌شود:
- سازمان مجازی، یک سازمان کوچک و مرکزی است که منابع اصلی خود را از سایر سازمانها تامین می‌کند، یک سازمان مجازی از نظر ساختار، بسیار متمرکز است و بندرت دارای واحدها و دوایر تخصصی یا وظیفه‌ای است. (استفن رابینز، مبانی رفتار سازمانی، ص 310)
- سازمان مجازی، یک اتحاد زود گذر و موقتی بین دو یا چند سازمان است که برای انجام یک کار ویژه به‌طور گروهی و برای مدت کوتاهی همکاری می‌کنند. (جورج مورهد و دیگران، ص470، 2001)
- سازمان مجازی، شبکه ای از چندین سازمان است که به یکدیگر قلاب شده اند وپیمانها و قرار دادها ی خود را از طریق شبکه ارتباطی و الکترونیک می بندند. (رابرت کریتنر، ص 649، 2001)
- سازمان مجازی، به شکل جدیدی از سازمانها اطلاق می شودکه از مشخصه های آن جمع شدن گروهی از افراد است که از نظر جغرافیای پراکنده اند و به سازمانهای یکسانی نیز وابسته نیستند و برای رسیدن به یک هدف واحد از طریق فناوری اطلاعات با هم در تماس هستند. (پهلوانیان، سایت ماهنامه دنیای مخابرات و ارتباطات، 1384)
- سازمان مجازی، یک نوع خاص از سازمان شبکه ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت، مراودات و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می سازد.
خصوصیات سازمانهای مجازی
برای سازمانهای مجازی خصوصیاتی برشمرده اند که در زیر به تعدادی از آنها به اجمال اشاره می‌شود: (پهلوانیان، سایت ماهنامه دنیای مخابرات و ارتباطات، 1384)
1- نداشتن مرز مشخص: در حال حاضر بسیاری از سازمانها قابلیت ارائه یک سرویس و یا تولید را بتنهایی ندارند و این نیاز به انعطاف، صرفا توسط سازمانهای کوچک قابل دستیابی است.
2- استفاده از منابع مشترک: یکی از مهمترین شاخصه های سازمان مجازی جمع شدن توان مالی و نیروی انسانی شرکتهایی است که این سازمان را تشکیل می دهند. 3- غیر متمرکز بودن از نظر مکانی: از آنجا که ارتباطات بین شرکتها با استفاده از فناوری مخابرات صورت می گیرد، دیگر نیازی به ساکن بودن افراد در یک مکان و داشتن یک مکان مشخص برای انجام تمامی کارها نیست.
4- متغیر بودن شرکا: یک سازمان مجازی می تواند هر روز به یک نوعی شکل گیرد، مثلا قسمتی از سازمان مجازی باشد و یا ازشرکتهای دیگر تشکیل شود.
5- همسانی و برابری شرکا: به دلیل نیازی که شرکا در این گونه سازمانها به یکدیگر دارند، برابری بیشتر بین شرکا ایجاد می شود.
6- ارتباط الکترونیک: اساس سازمانهای مجازی بر شکستن سنتهای قدیمی سازمانها استوار است. همکاریهای بوجود آمده در این سازمانها براساس ارتباطات از طریق فناوری مخابرات و ارتباطات است.
انواع سازمانهای مجازی
در سازمان مجازی، عامل مهمی که مجازی بودن را تعیین می‌کند، واگذاری فعالیتها به سازمانهای دیگر و تامین خدمات و کالا با همکاری واحدهای خارجی و اتحاد با آنهاست. هر قدر این واگذاری گسترده تر باشد، سازمان بسوی مجازی بودن بیشتری حرکت کرده است. پس میزان مجازی بودن سازمانها را می توان به روی یک پیوستار که در یک سوی آن، سازمانهای پارندی ودر سوی دیگر آن سازمانهای بدون مرز (با بیشترین درجه مجازی) قرار دارد، نشان داد.
1- سازمان پارندی یا سازمان با واحدهای مستقل: (MODULAR ORGANIZATION)
سازمانهای پارندی، (با واحدهای مستقل) فعالیتهای استراتژیک خود را معین و آن را به واحدهای خارجی محول می‌کنند. بدین ترتیب هزینه سازمان کاهش می‌یابد و برای مدیریت این امکان فراهم می شود که منابع خود را صرف فعالیتهای اصلی کند و امور جزئی و کم اهمیت خود را به واحدهای خارجی واگذار کند. (غلامحسین حیدری تفرشی و دیگران، نگرش نوین به نظریات سازمان و مدیریت در جهان امروز، ص 193)
در سازمان با واحدهای مستقل با اینکه مزیتهایی وجود دارد، محدودیتهایی نیز هست. به عنوان مثال در این ساختار کنترل و نظارت عملیاتی خیلی کم می شود که در مواردی ممکن است، ضایعه ساز باشد. (سید رضا جوادین، مبانی سازمان و مدیریت، ص 385)
2- سازمان شبکه‌ای: (NETWORK ORGANIZATION)
سازمان شبکه ای، یک سازمان مرکزی کوچک است، که بر اساس قرار دادهایی برای تولید، توزیع، بازار یابی و سایر وظایف حیاتی به سایر شرکتها متکی است. سازمان شبکه ای به معنی ساده، شبکه ای از سازمانهاست که دارای مرزهای منعطف، استقلال کاری بالا و برنامه ریزی استراتژیک بوده و در آنها، چندین هدف مورد توجه است. (عباس منوریان، طراحی ساختار سازمانی، ص 75) در سازمان شبکه ای، قدرت رقابتی افزایش می یابد و خاصیت هم افزایی سبب می‌شود که در مجموعه سازمانها نسبت به بهره برداری از فرصتهای موجود، توانمندی بیشتری بوجود آید. (سید رضا جوادین، مبانی سازمان و مدیریت، ص384
3- سازمانهای بدون مرز: (BARRIER FREE)
در این نوع از سازمانهای مجازی، هیچ یک از مرزهای افقی، عمودی، خارجی و جغرافیایی، محدود و محصور نمی شود. این شیوه برای اولین بار توسط جک ولش) John Francis Welch Jr. (رئیس هیئت مدیره جنرال الکتریک، مطرح شد. کسی که قصد حذف کردن مرزهای عمودی و افقی و همچنین سدهای بیرونی بین شرکت، مشتریها و عرضه کنندگان را باGE داشت. (استفن رابینز و دیگران، ص 271، 2002) سازمان بدون مرز به اطلاعات، ایده ها، منابع و انرژی اجازه می دهد تا در سرتا سر سازمان، جریان یابند. البته بدون مرز شدن به معنی حذف کلیه مرزها نیست، زیرا وجود مرزها برای شکل دادن به سازمان ضروری است، بلکه مسئله نفوذ پذیر تر کردن مرزهاست. (محمد ناطق، تدبیر 155، ص 33)
برای گسترش مرزهای عمودی، چهار بعد سرنوشت ساز عبارتند از: مشارکت در اطلاعات شایستگی، واگذاری اختیارات و دادن پاداش مناسب. بهترین راه برای ایجاد مرزهای افقی نفوذ پذیر نیز این است که به مشتریان توجه کرد. در مورد ایجاد رابطه لازم با مشتریان، عرضه کنندگان مواد اولیه، قانونگذاران و سایر سازمانها (مرزهای خارجی) شرکت باید به فرصتهای موجود در محیط توجه کند و با برقراری سیستم ها، فرایندها و ساختار مناسب، با عوامل خارجی و ذی‌ربط همکاری و تشریک مساعی کنند. در مورد مرزهای جغرافیایی نیز شرکت برای اینکه در سطح جهانی فعالیت کند، باید از نظر جغرافیایی بتواند از منابع موجود بویژه از نظر منابع انسانی بهره گیرد. (ریچارد ال دفت، تئوری و طراحی سازمان، ص 901)
در سازمان بدون مرز، استعدادها و توانمندیهای اعضای بیرونی و درونی برای نیل به هدفهای از پیش تعیین شده، پرورش می یابد، روحیه همکاری تقویت می‌شود و پاسخگویی به نیازهای محیطی، سریعتر میسر می شود. در مقابل، سازمان بدون مرز، امکان ایجاد اعتماد میان افراد را تقلیل می‌دهد، کار رهبری را مشکل می سازد و هماهنگی را با دشواریهایی روبرو می‌کند. (سید رضا جوادین، مبانی سازمان و مدیریت، ص386)
مزایای سازمانهای مجازی
1- سرعت بالا در پاسخگویی به نیازهای مشتریان و انطباق با تغییرات محیطی.
2- انعطاف پذیری فوق العاده.
3- کاهش هزینه ها از طریق کاهش کاغذ بازی، دوباره کاریها، تردد کارکنان و هزینه‌های پرسنلی.
4- کیفیت و تسهیلات بیشتر برای مشتریان و امکان دریافت خدمات در هر زمان.
5- بهبود شاخص بهره وری در مقیاس فردی، سازمانی و اجتماعی.
6- استقلال بیشتر کارکنان در انجام امور.
7- با تشکیل سازمان مجازی، دیگر فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاریها و کنفرانس ها نمی‌شود.
8- افزایش سودهی با توجه به کاهش هزینه ها و از سوی دیگر افزایش کارایی در سازمان.
9- امکان انجام کارهای بزرگ برای شرکتهای کوچک فراهم می آید.
10- با توجه به داشتن حق انتخاب پیمانکاران فرعی (شرکای تجاری) می توان بهترین را به جهت ارتقای کیفی محصول و اقتصادی بودن آن برگزید. (وحید رضا میرابی، مدیریت “مبانی و استراتژی”، ص 142)
معایب سازمانهای مجازی
1- نقص و کمبود تعامل رودر رو، می تواند اعتماد و صداقت در شرکتها، ارتباط بین آنها و همچنین مسئولیت پذیری آنها را کاهش دهد. (رابرت کرینتر و دیگران، ص 427، 2001)
2- کاهش میزان کنترل کنندگی مدیر بر عناصر کلیدی در تجارت. (استفن رابینز، ص 427، 2003)
3- اگر تیم های تشکیل دهنده سازمان مجازی ازکشورهای مختلف با فرهنگهای متفاوت باشند، ممکن است، تعارضات فرهنگی و اجتماعی به‌دلیل تفاوت در زبان، فرهنگ، نژاد دین و... به وجود آید.
4- کاهش تحرک، بویژه فعالیتهای فیزیکی کار.
5- افزایش ساعات کار کارکنان که ممکن است موجب خستگی مفرط در آنان شود.
6- کاهش میزان وفاداری کارکنان.
7- کارکنان از نظر اجتماعی منزوی می‌شوند و محرک تماس شخصی و رو در رو را از دست می دهند.
8- افزایش برخوردها در بین کارمندان اداره مرکزی با کارمندان مجازی دور از سازمان. (جابر قدرتیان، تدبیر شماره 131، ص 98)
9- به دلیل وابستگی بیش از حد سازمانهای مجازی به فناوری و تجهیزات ارتباطی، هرگونه اختلال و نارسایی در شبکه های ارتباطی از جمله ویروسها و هک سایت سازمانها، می تواند فعالیت این گونه سازمانها را کاملا مختل کند.
* منابع در دفتر روزنامه موجود است.
منبع: / روزنامه / رسالت ۱۳۸۷/۰۹/۰۵
نویسنده : سید محسن علیمرادی
نظر شما