نظام‌های اطلاعات مدیریت (ام. آی. اس.)[1]. نظام اطلاعات مدیریت، همان‌طور که از نام آن پیداست، نظامی است که اطلاعات لازم را در اختیار مدیر قرار می‌دهد. ام.آی.اس. سه مؤلفه عمده دارد: 1) اطلاعات، 2) فناوری اطلاعات، و 3) انسان استفاده‌کننده. از آنجا که انسان به کمک فناوری اطلاعات از اطلاعات مختلف این نظام بهره می‌جوید، مهم‌ترین مؤلفه به حساب می‌آید. ریتس، نظام اطلاعات مدیریت را نظامی اطلاعاتی مبتنی بر رایانه تعریف می‌کند که داده‌های مختلف را از تمامی بخش‌های سازمان (اعم از امورمالی، کارگزینی، حسابداری، بازاریابی، تولید و توزیع، و جز آن) گردآوری می‌کند و در اختیار مدیران و سرپرستان قرار می‌دهد. بنابراین می‌توان این نظام را در حصول به اهداف و عمل به مأموریت آنها پشتیبان سازمان؛ و در شناسایی و حل مشکلات و موانع حامی مدیران سطوح عالی دانست.
در تعریف دیگر، ام.آی.اس. را نوعی دستگاه گزارش‌دهی دانسته‌اند که داده‌های لازم برای اداره سازمان را در اختیار اعضا و افراد کلیدی آن قرار می‌دهد. به‌دنبال توسعه سازمان‌ها و پیچیدگی روزافزون آنها در دهه‌های اخیر، ام.آی.اس.ها، به‌صورت رایانه‌ای و مبتنی بر فناوری اطلاعات گسترش یافته‌اند و در هر نوع سازمان قابل استفاده هستند و حتی می‌توان آنها را برای بخش‌های مختلف یک سازمان طراحی کرد.
از نظام‌های اطلاعات مدیریت می‌توان برای جمع‌آوری و پردازش اطلاعات در کتابخانه و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بهره برد. کاربردهای عمده این نظام‌ها در کتابخانه کمک به روند تصمیم‌گیری‌های معمول، بهبود تأمین و کنترل منابع، تسهیل بودجه‌بندی و تخصیص اعتبار، تسریع سنجش عملکرد کتابخانه، و کمک به برنامه‌ریزی‌های بلندمدت است.

سیر تحول
در اوایل قرن بیستم، مخصوصآ در دهه‌های 1920 و 1930، استفاده از تجهیزات داده‌پردازی الکترومکانیکی مانند برگه‌های ماشین‌خوان و وسایل محاسبه‌گر، روند پردازش اطلاعات و تهیه گزارش‌های مختلف مدیریتی از کارکردهای سازمان را نسبت به گذشته آسان‌تر و سریع‌تر کرد. با ورود گسترده رایانه‌ها به بازار جهانی در اوایل دهه 1950، این روند باز هم شتاب گرفت. در رایانه‌های نسل اول و دوم، ترتیب ذخیره و بازیابی اطلاعات و دسترسی به آن متوالی بود و ردگیری یک داده خاص، بدون گذر از داده‌های قبلی ممکن نبود. این امر در ذخیره و بازیابی اطلاعات لازم، محدودیت به‌وجود می‌آورد. با پیدایش رایانه‌های نسل سوم و چهارم در دهه 1960 و ایجاد امکان دستیابی تصادفی به اطلاعات و ذخیره داده‌ها بر روی محمل‌هایی با ظرفیت بالا همچون لوح‌های فشرده (سی‌دی)، این محدودیت برطرف شد. در دهه‌های اخیر، فناوری‌های نوین، امکان ترکیب و تلخیص داده‌های به‌دست آمده از نظام‌های اطلاعات مدیریت در سازمان‌های مختلف را میسر ساخته و ارتباطات دوربرد قابلیت تعامل داده‌های نظام‌های گوناگون را ایجاد کرده‌اند.
در دهه‌های 1950 و 1960 نظام‌های داده‌پردازی الکترونیکی[2]، با قابلیت محدود، فقط در سازمان‌های بزرگ وجود داشت. با ورود نظام‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری (دی.اس.اس.)[3] در دهه 1970، قابلیت‌های بیشتری در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار گرفت. با راه یافتن رایانه‌های شخصی به بخش‌های مختلف سازمان‌ها در دهه 1980، و ابداع نظام‌های خبره و هوش مصنوعی عمل تصمیم‌گیری و انجام امور به کمک داده‌ها و اطلاعات میسر شد. علاوه بر موارد مذکور، در خلال این دهه، ابزارهای دیگری همچون نظام‌های اطلاعات اجرایی (ای.آی. اس.)[4] و نظام‌های اطلاعات دفتری (اُ.آی.اس.)[5] هم به‌وجود آمده، و بر گستره ام.آی.اس. و قابلیت‌های آن افزوده‌اند. هم‌اکنون ارتباطات شبکه‌ای و ماهواره‌ای دوربرد،اینترنت، اکسترانت، و اینترانت، نرم‌افزارهای مختلف و طرح‌های گوناگون آزمایشی نظام‌های اطلاعات مدیریت را به‌صورت متنوع در اختیار سازمان‌ها و مشتریان آنها قرار داده است.

نظام‌های اطلاعات مدیریت در کتابخانه‌ها
با ورود به هزاره جدید، کتابخانه‌ها شاهد تغییرات بی‌سابقه‌ای بوده‌اند. وجود انواع مختلف فناوری‌ها، نظام‌های متنوع تبادل اطلاعات، تنوع کاربران، شیوه‌های متفاوت مدیریتی و جز آن، الزام کتابخانه‌ها را به ارزیابی مکرر برنامه‌ها، برون‌دادها، و خدمات خود دو چندان می‌کند تا بتوانند در رویه‌ها و خدمات خود تجدیدنظر کنند. برای نیل به چنین اهدافی ام.آی.اس. ابزاری ارزشمند و کارآمد است. امروزه، روش‌های مختلف داده‌کاوی و نرم‌افزارهای پیشرفته آماری، اطلاعات مفیدی را درباره مجموعه و کاربران کتابخانه به‌دست می‌دهند که باعث سهولت ترسیم وضعیت کلی خدمات کتابخانه شده و داده‌های مفیدی را در اختیار مدیران سطوح عالی و میانی کتابخانه قرار می‌دهند تا بتوانند در برنامه‌ریزی‌های آتی به مدد اطلاعات واقعی بهتر تصمیم‌گیری کنند. البته اطلاعات موجود در نظام‌های اطلاعات مدیریت را می‌توان با استفاده از فناوری اطلاعات، در اختیار دیگر کتابخانه‌ها، سازمان‌های دولتی، مؤسسات تخصصی، سازمان مادر کتابخانه، و حتی کاربران نهایی قرار دارد.
هدف عمده ام.آی.اس. در کتابخانه‌ها ترکیب منطقی و مطلوب اطلاعات و داده‌های موجود برای مدیریت بهتر کتابخانه‌ها و ارائه خدمات مطلوب به کاربران نهایی است؛ این نظام، در عین حال یک نظام پشتیبان است که هرگز نمی‌تواند جای منطق و استدلال انسانی را بگیرد و از آن می‌توان در امر مجموعه‌گستری، فراهم‌آوری منابع، تهیه تمهیدات و تسهیلات لازم، ارائه خدمات بهتر به کاربران، تخصیص متوازن بودجه، تعیین نقاط قوت و ضعف برنامه‌های قبلی و تجدیدنظر در تصمیمات فعلی بهره جست. داده‌های لازم برای ام.آی.اس. در کتابخانه‌ها را می‌توان از منابع مختلف درون و برون سازمانی به‌دست آورد. چهار منبع عمده اخذ اطلاعات و داده‌های لازم برای این نظام عبارتند از:

1. نظام یکپارچه کتابخانه (آی.ال.اس.)[6]. عمومیت یافتن کاربری نظام‌های یکپارچه (نظام خودکار برای انجام امور فنی و تجاری کتابخانه) در اوایل دهه 1990، توجه کتابداران را به استفاده از این نظام‌ها در ام.آی.اس. معطوف داشت. با استفاده از این نظام‌ها می‌توان مؤلفه‌هایی همچون نوع منابع، دوره انتشار، قیمت، و کد انتخاب آنها را به‌دست آورد و برای مدیریت مجموعه‌سازی از آنها بهره جست و به کمک نرم‌افزارهای مختلف، شاخص‌های مجموعه کتابخانه را از لحاظ آماری تجزیه و تحلیل کرد. همچنین به کمک آمارهای گردش منابع می‌توان بر میزان استفاده از انواع مختلف آنها و سطح درخواست منابع وقوف یافت. آمارهای مستخرج از آی.ال.اس. در مورد امانت بین کتابخانه‌ای مؤلفه‌ای منحصر به‌فرد برای ام.آی.اس. است؛ چرا که این مؤلفه بازتابی از فرایند مبادله اطلاعات و تعامل کتابخانه‌هاست و می‌تواند در روابط برون سازمانی راهگشا باشد.

2. منابع الکترونیکی. خدمات و منابع تحت شبکه در کتابخانه، مخصوصآ در انواع پژوهشی و دانشگاهی آن، با توجه به رشد محیط دیجیتالی و وب جهان‌گستر اهمیت بیش از پیش یافته است. در این میان، دریافت گزارش از تعداد بازدیدها از کتابخانه دیجیتالی، تعداد استفاده از منابع مرجع الکترونیکی و بالاخره تعداد استفاده از کتاب‌های الکترونیکی بیش از همه مهم جلوه می‌کنند.

3. وب سایت و پرتال کتابخانه[7]. وب سایت کتابخانه را از جنبه‌های مختلفی می‌توان مورد استفاده قرار داد. ارزیابی وب سایت، و یا اصطلاحآ تجزیه و تحلیل گزارش تراکنش[8]، در بررسی فهرست‌های همگانی دستیابی پیوسته (اُپک)، نظام یکپارچه کتابخانه، منابع الکترونیکی راه دور، و منابع دیجیتالی محلی به‌کار می‌آید. از این داده‌ها می‌توان در شناسایی جامعه کاربران و الگوهای استفاده، سنجش رضایت کاربران، تعیین نیازهای مجموعه، کشف فرصت‌های بازاریابی، و بررسی لزوم تجدیدنظر در وب سایت بهره برد و نقاط قوت و ضعف وب سایت را در ارائه اطلاعات و خدمات باز شناخت و قابلیت‌های آن را در ائتلاف بین کتابخانه‌ها تقویت کرد.

4. خدمات مرجع پیوسته. چنین اطلاعاتی را می‌توان از پست الکترونیکی، فرم‌های موجود در وب، مصاحبه مرجع پیوسته و گفت‌وگوی زنده (چت کردن) به‌دست آورد. ظهور انواع نرم‌افزارهای خدمات مرجع پیوسته راه را برای استفاده از آنها در ام.آی.اس. میسر ساخته است. حتی تعامل الکترونیکی کتابدار مرجع در روند مصاحبه مرجع را هم می‌توان تحلیل کرد و نتایج و گزارشات مناسبی برای مدیریت مرجع و اشاعه کارآمد اطلاعات (به‌ویژه در قالب ائتلافی) تهیه دید. به‌طور کلی، ام.آی.اس. به مدیران کتابخانه در تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند، به کاربران امکان بهره‌گیری بیشتر از خدمات را می‌دهد، و سازمان مادر را از عملکرد و فرصت‌ها و تهدیدهای پیش‌روی کتابخانه آگاه می‌کند و عملکرد کتابخانه را نشان داده و به بهبود آن کمک می‌کند. از دلایل اهمیت روزافزون نظام‌های اطلاعات مدیریت در کتابخانه‌ها می‌توان به پیچیدگی نظام‌های کنونی اطلاعات، افزایش انتظارات مراجعان، تنوع و تعدد راه‌های حصول به اهداف و نیز عدم پاسخگویی روش‌های پیشین گردآوری داده‌های مدیریتی در محیط جدید و نامرئی کتابخانه اشاره کرد. چنین نظامی می‌تواند همراه با هر مدیریت انسانی، تحول عمده‌ای در مدیریت کتابخانه و ارتقای سطح خدمات آن به‌وجود آورد.

وضعیت حال و آینده
در حال حاضر، نظام‌های اطلاعات مدیریت توانسته‌اند بر جریان پیچیده و حجم روزافزون اطلاعات، از دوباره‌کاری در روند تولید، ذخیره و بازیابی اطلاعات لازم، و تأخیر در رساندن داده‌های لازم به گروه هدف فائق آمده و امکان دسترسی به همه داده‌ها و ترکیب و یکدست‌سازی آنها را برای مقاصد مدیریتی فراهم سازند. به‌نظر می‌رسد با توجه به پیچیدگی سازمان‌های امروزی و رقابتی‌تر شدن محیط کار، نظام‌های اطلاعات مدیریت همچنان توسعه خواهند یافت و همزمان با توسعه فناوری اطلاعات و ظهور رایانه‌هایی با سرعت بالا و هزینه کم، امکان استفاده کوچک‌ترین سازمان‌ها از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای ام.آی.اس. فزونی خواهد یافت.

مآخذ:
1) زوارقی، رسول. "سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)". مجله الکترونیکی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره اول، 4 (بهمن 1382). به نقل از:
http://www.irandoc.ir/data/E_j/Vol1/mis.htm.[8May.2005];
2) Collier, Paul; Dixon, Rob. "The Evaluation and Adudit of Management Information Systems". Managerial Auditing Journal. Vol.10, No.7 (1995): 25-32;
3) Grunstra, Neals. "Management Information System". Encyclopedia of Library and Information Science.Vol.17, PP.96-106;
4) "Management Information System". Wikipedia, the Free Encyclopedia, 2001. [On-line]. Available: http://en. wikipedia.org/ wiki/Management_Information_system. [13 May. 2005];
5) Reitz,Joan M.On-line Dictionary of Library and Information Science (ODLIS). S.V. "Management Information System", 2004. [On-line]. Available: http://www.lu/com/odlis.[11May. 2005];
6) Young, Arthur; Peters, Thomas A. "Managment Information Systems in Libraries". Encyclopedia of Library and Information Science (Dekker). Vol.3, PP. 1748-1756.

پی نوشت:
[1]Management Information Systems (MIS)
[2]Electronic Data Processing Systems
[3] Decision Support Systems (DSS)
[4]Executive Information Systems (EIS)
[5]Office Information Systems (OIS)
[6] Integrated Library System (ILS)
[7]. پرتال کتابخانه در واقع همان سایت وب کتابخانه است که خدمات و منابع رسمی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد (5: ذیل واژه)
[8]Transaction Log
ثبت متناوب و مستمر اعمال کاربران یک نظام خودکار در دوره‌ای معین.

● برگرفته از دایرة المعارف کتابداری و اطلاع‌رسانی، http://portal.nlai.ir/daka نوشته حیدر مختاری