بی تردید امروزه برای بازیابی بسیاری از اطلاعات، وجود اصطلاح نامه ضروری است، ولی برخی به دلیل پیچیده بودن قوانین و مقررات اصطلاح نامه ها، از تدوین و استفادة از آن خودداری می کنند. نویسنده بر آن است که با قوانین آسان شروع کند و ساختن اصطلاح نامه را آسان نشان دهد. برای این منظور، می کوشد در قالب اصولی، روابط ترادف، اعم و اخص و وابسته را بیان دارد. سپس به برخی نکات تکمیلی اشاره کرده است؛ مانند یادداشت دامنه، شکل اصطلاح نامه و نکته هایی در مورد اصطلاحات انتزاعی. مسئله اصطلاحات مفرد و جمع، جزء و کل و اصطلاحات چند اعمی از دیگر نکات این مقاله است. آن گاه نویسنده به نظارت بر اصطلاح نامه، ضرورت بازنگری آن و نیز عرصه های مناسب برای اصطلاح نامه اشاره می کند.

ضرورت اصطلاح نامه
یکی از دلایل ثبت مجموعه ها آن است که می خواهیم، به هنگام نیاز اشیا خاصی را [دوباره] پیدا کنیم. اگر بپرسند «چه دماسنج ها» یا «چه نوک تیرها» یا «چه پیراهن ها» یا «چه نهنگ ها» و یا «چه ماشین نساجی هایی» را در مجموعه داریم؟
پاسخ آسان آن است که بر هر کدام از اقلام «نامی» بگذاریم. سپس می توان پرونده ای از کارت های نمایه (index) یا فایل رایانه ای پدید آورد که در آن به دنبال این نام ها بگردیم و انتظار داشته باشیم که همه اقلام مناسب را بیابیم. این، مفهوم قلمرو «نام ساده» (simple name) در ساختار داده های (MDA) است. این کار در آغاز قابل فهم می نماید و شهودی به نظر می رسد، ولی همین که به ثبت اطلاعاتی پرداختید که ساعت ها وقت گرفت و افراد مختلفی در آن مشارکت داشتند، مشکلات کم کم رخ می نمایاند؛ مگر این که قوانین و رهنمودهایی برای تأمین انسجام وجود داشته باشد.
واژة اصطلاح نامه (thesaurus) به نسبت نامی تجملی است که ابهت خاصی یافته است؛ زیرا اصطلاح نامه اغلب به عنوان چیزی رواج دارد که برای بازیابی مؤثر اطلاعات ضروری است، ولی به نظر می رسد آن چیز مستلزم کار زیادی خواهد بود. اغلب از مسؤلان [کتابخانه ها یا موزه ها] شنیده ام که می گویند: « اگر وقت و منابع داشته باشید، این کار [= اصطلاح نامه] بسیار عالی است، ولی من کارهای عقب مانده بسیاری در مورد فهرست نگاری دارم که باید انجام دهم و هرگز نیمی از آن کارها را به انجام نمی رسانم. اگر بنا باشد وقتی را برای ایجاد چیز دشواری مثل اصطلاح نامه صرف کنم، چیزی که من نیاز دارم، فهرست ساده ای از نام ها است که برای نمایه کردن اشیا به کار آید».
هدف اصلی من در این مقاله آن است که سه نکته را بیان کنم:
1. فهرست ساده ای از نام ها بدون هیچ ضابطه ای، به سرعت به هم ریختگی را پدید می آورد.
2. تنها چند قانون ساده مورد نیاز است که با استفاده از آنها، فعالیت شما آسان تر شود، نه مشکل تر.
3. تا وقتی این قوانین را رعایت می کنید، می توانید اصطلاح نامه موجودی داشته باشید و آن را با نیازهای خود سازگار کنید؛ شما محدود نیستید به این که از اصطلاح هایی را که پیش تر در آن فهرست شده به کار برید و نیز ملزم نیستید که از جزئیاتی بیش از آنچه نیاز دارید استفاده کنید.
این قوانین عبارتند از:
کاربرد فهرست محدودی از اصطلاح های نمایه ای، ولی با مقدار زیادی از اصطلاح ها در مدخل؛
- ارتباط دادن این اصطلاح ها با روابط بک (USE) و بج (USE FOR) به یکدیگر؛
- سامان دادن اصطلاح های هم گروه از طریق سلسله مراتب؛
- ارتباط دادن این اصطلاح ها با روابط اعم (BROADER TERM) و اخص (NARROWER TERM)؛
- یادآوری ملاحظه اصطلاح های دیگر برای کاربر؛
- وصل کردن این اصطلاح ها با روابط وابسته (RELATED TERM).
هر کدام از این قوانین را یکی پس از دیگری بررسی خواهیم کرد.

کاربرد فهرست محدودی از اصطلاح های نمایه ای
هدف اساسی از اصطلاح نامه، تطبیق دادن اصطلاح های آورده شده توسط محقق در داخل یک منظومه، با اصطلاح های مورد استفاده نمایه ساز است. هرگاه نام های بدیلی برای نوعی از اقلام وجود داشته باشد، می بایست یکی از آنها را برای نمایه سازی برگزید و زیر هر کدام از نام های دیگر مدخلی را ارائه کرد تا بیانگر اصطلاح مرجح باشد. [مثلاً] اگر تمام جامه های تمام قد خانم ها را با عنوان لباس نمایه کنیم، آن گاه به فردی که در جست وجوی پیراهن است، باید گفت به جای جست وجوی پیراهن، لباس را جست وجو کند.
اگر این دو واژه، به واقع با هم مترادف باشند، مشکلی پدید نمی آید و حتی اگر آن دو در معنا اندکی تفاوت داشته باشند، باز هم ترجیح دارد که یکی را برگزینیم و هر چیز دیگری را زیرمجموعه آن نمایه کنیم. من تفاوتی میان لباس و پیراهن نمی بینم، ولی مطمئنم فردی که مجموعه پوشاک مدرن را جست وجو می کند و به یکی از این دو علاقه مند است، می خواهد بداند کدام یک زیر عنوان دیگری نمایه شده است. ما معمولاً این کار را با پیوند اصطلاح ها انجام می دهیم؛ یعنی با به کارگیری اصطلاح های «بک» و «بج» این کار به شیوه زیر انجام می شود:
لباس بج پیراهن
پیراهن بک لباس
این امر را می توان در فهرست چاپی نشان داد، یا در سامانه رایانه ای که جابه جایی را به صورت خودکار انجام می دهد بریزیم. اگر شخص نمایه ساز، اصطلاح پیراهن را وارد [رایانه] کند، رایانه آن را به لباس تغییر خواهد داد و اگر کسی در جست وجوی پیراهن باشد، رایانه به جای آن لباس را جست وجو خواهد کرد؛ به گونه ای که هر اصطلاحی [از اصطلاح های مترادف] به کار رود، اقلام واحدی بازیابی خواهند شد. یک رایانة مطلوب توضیح خواهد داد که چه کاری انجام می دهد؛ به گونه ای که وقتی کاربر با اقلامی مواجه می شود که با آنچه خواسته متفاوت است، گیج نخواهد شد.
بنابراین، روابط «بک» و «بج» در میان مترادف ها یا اصطلاح های جفتی ای به کار می روند که چنان همانند هم هستند که به تمایز گذاردن میان آنها در سیاق مجموعه ای خاص نیازی نیست. مثال های دیگر:
عبا بک شنل
شنل بج عبا
انرژی هسته ای بک توان هسته ای
توان هسته ای بج انرژی هسته ای
درشکة بچه بک کالسکة بچه
کالسکة بچه بج درشکة بچه
کالسکة بچه بج کالسکة بچه گانه
کالسکة بچه گانه بک کالسکة بچه
اگر ما بر اشیا اسم می گذاریم، می خواهیم تا حدً ممکن منظور خود را دقیق بیان کرده باشیم. اگر برای تشخیص تمایزهای ظریف در طبیعت [یعنی تمایز در] نوع، کار سختی انجام داده ایم، از آن رو بوده است که به یقین می خواستیم آن تمایزها را ثبت کنیم. نکته این است که اصطلاح نامه جایی برای این کار نیست. توصیف مفصل یک شئ کار ثبت فهرست است (catalogue record)؛ کار اصطلاح نامه و فهرست راهنمایی که با تخصیص اصطلاح های اصطلاح نامه ای موضوعات ساخته می شود، آن است که نقطه های دست یابی مفیدی را ارائه دهیم که با آنها ثبت، مورد بازیابی قرار گیرد.
روابط «بک» و «بج» می تواند به منظور دسته بندی اقلام مشابه در کنار هم نیز به کار رود؛ زیرا آوردن جزئیات بسیار زیاد همان قدر ناخوشایند است که جزئیات بسیار اندک ناخوشایندند. اگر ما مجموعه ای کوچک از پوشاک داشته باشیم که دارای ده عدد ژاکت باشد، سودمندتر است که بر همه آنها اصطلاح نمایه ای ژاکت را قراردهیم تا این که دسته های جزئی زیادی را تشکیل دهیم. هر فردی که فهرست ما را جست وجو می کند، می تواند تنها اصطلاح ژاکت را جست وجو کند و فهرستی از ده قلم را ببیند که هر کدام از آنها همراه است با توصیف دقیق اینکه چه نوع ژاکتی است. بدین صورت:
ژاکت:
1. کاپشن کتانی سبز، انگلستان، 1985.
2. ژاکت ورزشی پشمی، هویک، اسکاتلند.
3. نیم تنه بی دکمه ابریشمی و گل دوزی شده، اسپانیا، 1930.
اگر ما همه نام های خاص ممکن را به کار می بردیم، که در زیر هر یک از آنها تنها یک یا دو قلم جنس وجود می داشت، مثل کت بلیزر، کت رسمی، کت کوتاه زنانه، لباس کار ضخیم، کاپشن، کت کوتاه، کت ورزشی و غیره، در آن صورت، محققان می بایست فهرست زیر هر یک از نام ها را به نوبت جست وجو می کردند تا همه کت های مجموعه را بیابند و آنان هرگز مطمئن نمی شدند که دیگر هیچ نوع دیگری ازکت وجود ندارد که فراموش نشده باشد.
بدین ترتیب، ما برای کمک به محققانی که با یکی از این اصطلاح ها وارد سامانه می شوند، کار ارجاع[بک و بج] را ایجاد می کنیم:
کت بلیزر بک ژاکت
کت رسمی بک ژاکت

روابط سلسله مراتبی
اگر صد تا ژاکت داشته باشیم، نگاه کردن به فهرستی که در آن همه ژاکت ها زیر یک اصطلاح باشند، طول خواهد کشید. پس ما باید اصطلاح های خاص تری را برگزینیم. در این مورد، باید مطمئن شد که کاربر می داند که چه اصطلاح هایی [در فهرست] وجود دارند. می توان این کار را با نوشتن فهرستی از آن اصطلاح ها در ذیل یک عنوان عام انجام داد. بدین صورت:
ژاکت
اخص: کاپشن، ژاکت بلیزر، ژاکت کوتاه زنانه، ژاکت رسمی، ژاکت کار، ژاکت کوتاه، ژاکت ورزشی.
می توان تنها با جابه جا کردن اصطلاح ها و اتکا بر نظام الفبایی، آنها را در کنار هم گردآورد؛ مثل: ژاکت، ژاکت رسمی، ژاکت کار، ژاکت ورزشی و.... اما این کار اعتمادآور نیست و در معرض گونه گونی زبانی است که همواره نوع خاصی از اشیا را از طریق صفتی قبل از اسم عامّ توصیف نمی کند. ما باید انواع ژاکت را که هر کدام دارای نام متمایز خودش است، مثل کت بلیزر یا کاپشن، در [این ساختار] با هم سازگار کنیم.
در هر دو مورد فوق مهم است که اصطلاح های مرتبط با هم از نوع واحدی هستند؛ یعنی هر اصطلاح اخصّی باید مصداق خاصّی از اصطلاح اعم باشد و بتواند ویژگی های آن اعم را واجد باشد (طرّاحان برنامه ریزی معطوف به شئ[خارجی] به تازگی این نظریه را کشف کرده اند؛ در حالی که سال ها در دنیای انفورماتیک و طبقه بندی زیست شناسانه شناخته شده بود). از این رو، اگر بگوییم کت بلیزر اصطلاح اخص ژاکت است، مقصودمان آن است که هر بلیزری، هرچیز دیگری هم باشد، ذاتاً یک ژاکت است، و ویژگی هایی دارد که ژاکت را تعریف می کنند. در واقع، می توان گفت موش اصطلاح اخص جوندگان است؛ زیرا تمام موش ها ذاتاً جونده هستند، اما درست نیست که اصطلاح موش را به عنوان اصطلاح اخص بلایا فهرست کنیم؛ زیرا برخی از موش ها، مثل موش های آزمایشگاهی و دست آموز، از بلایا نیستند. بنابر این نظریه، باید روابطی در اصطلاح نامه داشته باشیم که همواره و با قطع نظر از زمینه [خاصی] صادق اند. همین طور، درست نیست که اتوبوس ها را به عنوان اصطلاح اخص وسایل نقلیه دیزلی فهرست کنیم؛ هرچند بسیاری از اتوبوس ها این گونه هستند. اگر اتوبوس ماشینی دیزلی در مجموعه داشته باشیم، باید آن را با ارائه دو اصطلاح اتوبوس و وسیله نقلیه دیزلی نشان دهیم.

روابط سلسله مراتبی اعم و اخص
روابط باید مستقل از بافت و زمینه خاص باشد و اصطلاح ها نیز باید نشانگر نوع واحدی از اشیا باشند.
موش اعم: جوندگان
جوندگان اخص: موش
کفش اعم: پاپوش
پاپوش اخص: کفش
موش اعم: آفات
آفات اخص: موش
کفش اعم: کفّاشی
کفًاشی اخصّ: کفش
نرم افزار رایانه ای مناسب به شما این امکان را خواهد داد که « ژاکت و همه اصطلاح های اخص آن» را به عنوان یک عمل یگانه جست وجو کنید؛ به گونه ای که اگر بخواهید یک جست وجوی عام انجام دهید، لازم نیست همه احتمال ها را حروف چینی کنید.

اصطلاح های وابسته
اگر ارتباط سلسله مراتبی را به روابط خاص/ عام محدود کنیم، به سازوکار دیگری نیاز داریم که توجه را به اصطلاح های دیگر معطوف سازد؛ اصطلاح هایی که نمایه گر و جست وجوگر می باید بدان ها توجه قرار کند. این اصطلاح ها، اصطلاح های وابسته به مدخل اصلی هستند. اصطلاح های وابسته می توانند انواعی داشته باشند. برای مثال:
- اشیا و رشتة علمی ای که در آن، این اشیا بررسی می شوند؛ مثل جانور و جانورشناسی؛
- فرآیندها و فرآورده های آنها؛ مثل بافندگی و پارچه؛
- ابزارها و فرایندهایی که در آنها این ابزارها به کار رفته اند؛ مثل قلم نقاشی و نقاشی کردن؛
- چه بسا رابطه وابسته میان اصطلاح هایی به کار رود که از یک نوع هستند، اما ارتباط سلسله مراتبی نداشته باشند، ولی هرجا کسی در پی یکی از آنها باشد، باید جست وجوی اصطلاح های زیر مجموعة آن دیگری را نیز مورد توجه قرار دهد؛ برای مثال، اصطلاح وابسته تخت خواب، روانداز، و اصطلاح وابسته لحاف، پر و اصطلاح وابسته کف، کف پوش است.
تعریف ها و توضیحات دامنه [یک اصطلاح]
اصطلاح نامه یک فرهنگ لغت نیست. از این رو، به طبع تعریف های معتبری از اصطلاح های فهرست شده را دربر ندارد. اصطلاح نامه می تواند این کار را به شایستگی انجام دهد، ولی برای گسترده کردن اصطلاح نامه با این روش، کارهای زیادی لازم است. در عین حال، در یک سامانه خودکار، اصطلاح نامه، محل منطقی ای است برای ثبت اطلاعات عمومی ای در مورد اشیایی که اصطلاح ممکن است بر آنها اطلاق شود. برای مثال، توضیحاتی درباره تاریخ و اصل کاپشن یا بیان ویژگی های مشخص کننده و شیوه زندگی موش ها. اگر درباره معنای یک اصطلاح یا درباره انواع اشیایی که این اصطلاح باید بیانگر آنها باشد، تردیدی باشد، در آن صورت «توضیح دامنه» به آن اصطلاح پیوست می شود؛ برای مثال:
ـ توضیح دامنه: متمایز از میوه به عنوان اصطلاح کالبد شناختی؛
ـ اصطلاح اخص: خوراکی؛
ـ مربای کنسرو ماهی؛
ـ توضیح دامنه: شامل مربا می شود؛
ـ نوزاد؛
ـ توضیح دامنه: شامل بچه های تا سن چهار هفتگی، شامل بچه های زودرس هم می شود.

شکل اصطلاح نامه
فهرستی که بر اساس این روابط پدید آمده باشد، می تواند به گونه های مختلف تنظیم شود. معمولاً ترتیب الفبایی و ترتیب سلسله مراتبی ضروری اند و عموم نرم افزارهای اصطلاح نامه ای به گونه ای طراحی شده اند که هر دو شکل [هر دو گونه ترتیب] از خروج را بر اساس یک ورودی ارائه می کنند.

عوامل ویژه مرتبط با اشیای موزه ای

اصطلاح های انتزاعی و رشته ها
بسیاری از اصطلاح نامه ها برای آن که در نمایه سازی اسناد به کار آیند، پدید آمده اند. از این رو، دربردارنده اصطلاح های بسیاری هستند که بامفاهیم انتزاعی، رشته ها و حوزه های نظری در ارتباط اند. افزون بر این، با نام های اشیای عینی هم که اساساً مورد توجه موزه ها هستند، ارتباط دارند. باید مراقب باشیم تا در چگونگی استفاده از این اصطلاح ها ثبات داشته باشیم. سرراست ترین راه آن است که نخست بر اشیایی متمرکز شویم که واقعاً وجود دارند [= اشیای عینی] (بیل، بیل است و این اصطلاح را باید بر آن اطلاق کرد؛ نه این که بر حوزه ای متمرکز شویم که بیل در آن به کار می رود؛ یعنی این که در باغبانی به کار گرفته شود یا در گور کندن مهم نیست).
چه بسا بخواهید اصطلاح های انتزاعی و نظری را برای اشیا نیز نگه دارید تا بتوانید همه اشیای مرتبط با دندان پزشکی، خشک شویی و جنگ آوری یا تهیه غذا را بازیابی کنید. این اصطلاح ها نیز می توانند در اصطلاح نامه گنجانده شوند. تا وقتی به این اصطلاح ها عنوان روابط سلسله مراتبی اسامی اشیا داده نشود، باید به آن اصطلاح ها روابط وابستگی در سطح متناسب با اصطلاح های عینی داده شود.
برخی از اصطلاح نامه ها، مثل اصطلاح نامه ROOT، اصطلاح های انواع مختلف را در نمایش سلسله مراتبی خودشان فهرست می کنند. در چنین مواردی، فاصله دادن [ازسرسطر] ضرورتاً بیانگر رابطه اعم/ اخص نیست. این روابط در ترتیب الفبایی ROOT نشان داده شده، ولی متأسفانه این روابط برابر روابط سلسله مراتبی متمایز نشده اند.
چون این اصطلاح های انتزاعی، توصیفی از چیستی اشیا ارائه می دهند، می توان آنها را در حوزه ای در ثبت فهرستی با برچسب مفهوم یا شیئ قرار داد و این حوزه از حوزه ای که حاوی اسامی اشیا است متمایز است. به هرحال، به گمانم چنین تمایزی عموماً کمکی به کاربر نمی کند و به ظاهر این نقطه ضعف نیست. اگر هر دو نوع اصطلاح را در حوزه واحد بگذاریم، به گونه ای که به راحتی بتوان آنها را به طور جایگزین یا مختلط جست وجو کرد، چنین حوزه ای را به درستی نمی توان حوزه اسم [یا اسامی] خواند. بدین ترتیب، بهتر است چنین حوزه ای را تنها اصطلاح های نمایه ای اشیا بنامیم.

اصطلاح های مفرد یا جمع
در این زمینه بسیار بحث شده است که آیا اصطلاح های اصطلاح نامه ای باید به شکل مفرد بیان شود یا جمع؟ به باور من مشکل، ناشی از دیدگاه های متفاوت در این زمینه است که وقتی اصطلاحی به ثبت شئ اختصاص داده می شود، در واقع چه کاری صورت می گیرد. اگر فهرست نگاری بپندارد که در پی اسم گذاری شئ در دسترس است، به طبع اسم مفرد را به کار می گیرد: مثلاً «این یک ساعت است»، ولی اگر او آن شئ را به طبقه ای از اشیای همسان اسناد دهد، تصور این خواهد بود که «این شئ به طبقه ساعت ها تعلق دارد». در این صورت، یک محقق به طور طبیعی در جست وجوی یک طبقه خواهد بود. بنابر این، شکل جمع طبیعی تر و منطقی تر است.
این نکته موضوعی کم اهمیت نیست؛ زیرا همان گونه که پیش تر بحث شد، تفاوتی عقلانی میان تسمیه یا توصیف یک شئ [از یک سو] و طبقه بندی کردن آن در کنار دیگر اشیا برای بازیافتن دوباره [از سوی دیگر] وجود دارد. هر دوی اینها [= توصیف و طبقه بندی] کار اساسی هستند، ولی یک اصطلاح نامه بازیابی اطلاعات، اساساً با طبقه بندی سرو کار دارد.
فهرست نگار اظهار می کند «این یک ساعت است»، پژوهشگر می پرسد: «شما چه ساعت هایی دارید؟»
اصطلاح جمع ترجیح دارد؛ زیرا ما باید فهرستی طراحی کنیم که با طرز فکر کاربر هماهنگ باشد. ساعت ها اسم یک طبقه است که شامل انواع زیادی [از ساعت] می شود، پس اصطلاح جمع، منطقی تر است.
استاندارد بریتانیایی برای ساخت اصطلاح نامه توصیه می کند که باید از اصطلاح های جمع استفاده کرد؛ مگر در موارد اندکی که روشن اند. به نظر من هم باید از این روال پیروی کرد. متأسفانه، ثبت های بسیاری در مجموعه های موزه ها وجود دارد که بر آنها «نام های اشیا» به صورت مفرد گذاشته شده است و تغییر دادن این اسامی به اسامی جمع برای حرکت به سوی ساختار اصطلاح نامه ای، چه بسا چنان عمل بزرگی باشد که نیازمند نوعی توافق باشد.

جزء و کل
براساس توصیه استاندارد بریتانیایی، به هنگام نمایه سازی اجزا یا عناصر، باید اصطلاح های جداگانه ای برای جزء و کل آن طراحی شود؛ به گونه ای که موتور هواپیما با دو اصطلاح هواپیما و موتور نمایه شود. اما این توصیه در مجموعه موزه ای مشکلی را به وجود می آورد؛ زیرا اقلام نمایه شده به این شکل، تنها در زمان جست وجوی هواپیما یعنی زمانی که تنها کلیت هواپیما جست وجو می شود، مورد بازیابی قرار می گیرد. از این رو، بهتر است از اصطلاحی مثل اجزای هواپیما استفاده شود. یک موتور خاص نیز چه بسا جزو هواپیما باشد، ولی هواپیما نیست. به همین شکل، زمان سنج یک اجاق گاز را می توان با اصطلاح های زمان سنج ها و اجزای اجاق، و دستگیره جدا شده یک گلدان را می توان به عنوان دستگیره ها و قطعات گلدان نمایه کرد. لازم است درباره چگونگی اِعمال این رویکرد بر هر مجموعه خاص توافق موردی به دست آید.
در اصطلاح نامه، روابط اعم و اخص را تنها در چهار مورد خاص می توان برای جزء و کل به کار برد: اجزای بدن، اماکن، رشته ها [ی علمی] و ساختارهای اجتماعیِ سلسله مراتبی.

چندین اصطلاح اعم
یک اصطلاح می تواند چندین اصطلاح اعم داشته باشد. اگر آن اصطلاح به چند دسته اعم تعلق داشته باشد، در آن صورت به آن اصطلاح نامه «چند اعمی» گفته می شود. برای مثال، ژاکت به طور هم زمان هم شامل کشباف ها و هم شامل کت ها می شود، و هرگاه یکی از این دسته ها جست وجو شود، باید ژاکت نیز مورد بازیابی قرار گیرد. متأسفانه، اصطلاح نامه هنر و معماری
(Art and architectures=AAT)، به هر اصطلاحی اجازه می دهد تنها یک اصطلاح اعم داشته باشد و به گمانم این کار، ضعفی در آن اصطلاح نامه به عنوان یک ابزار بازیابی اطلاعات است. تکرار اعم های غنی در زیر هر یک از اصطلاح های اعم، در شکل مکتوب، فضای زیادی می گیرد. ولی می توان با استفاده از ارجاع ها بر این مشکل فایق آمد. همان گونه که Root چنین کرده است. اما مشکلی در نمایش چند اعمی اصطلاح نامه در شکل رایانه ای آن، وجود ندارد.

کاربرد اصطلاح نامه در هنگام فهرست نگاری
اصطلاح نامه، ابزاری اساسی است که به هنگام نمایة مجموعه ای از اشیا باید در دسترس باشد؛ خواه کارت های فهرست با دست نوشته شده باشد یا این که جزئیات به طور مستقیم به رایانه وارد شده باشد. اصول کلی که در این زمینه باید رعایت شوند، عبارتند از:
- ملاحظه شود که آیا محقق می تواند شئ [مورد نظرش] را با ترکیب اصطلاح های اختصاصی شما بازیابی کند یا نه؟
- برای فراهم کردن نقاط ورودی مورد نیاز، آن تعداد اصطلاح هایی را که لازم است، استفاده کنید؛
- اگر یک اصطلاح خاص را اختصاص دادید، دیگر اصطلاح های اعم آن اصطلاح را اختصاص ندهید؛
- مطمئن شوید که شما برای بیان چیستی اشیا، اصطلاح ها را منظور کرده اید؛ صرف نظر از این که ممکن است [در گذشته] به چه معنایی به کار می رفته است.
اگر اصطلاح نامة رایانه ای با نرم افزار خوب، در اختیار داشته باشید، این می تواند کمک زیادی به شما کند. در بهترین حالت، این رایانه می تواند پنجره های خودکاری را فراهم سازد که اصطلاح های اصطلاح نامه را نمایش دهد تا فهرست نگار بتواند از میان آنها انتخاب کند و سپس به طور مستقیم بدون حروف چینی مجدد، فهرست را کپی و منتقل کند. باید این امکان وجود داشته باشد که در زنجیره روابط یا نمایش ساختار درختی در جای جای اصطلاح نامه، به دنبال اطلاعات بگردید، بدون این که از ثبت فهرست جاری آن خارج شوید و اصطلاح های نامرجح باید به نحو خودکار با معادل های مرجح آن جایگزین شوند. یک فهرست نگار باید بتواند اصطلاح های جدید را وارد اصطلاح نامه کند، و آن را برای بازنگری بعدی ویراستار اصطلاح نامه آماده سازد. به هنگام ویراستاری روابط اصطلاح نامه، باید به اصطلاح های متقابل به نحو خودکار رسیدگی شود و نباید این امکان وجود داشته باشد که ساختارهای متناقض را ایجاد کند.

کاربرد و اصلاح اصطلاح نامه موجود
چون شمار زیادی اصطلاح نامه از گذشته وجود دارد، سزاوار است ملاحظه شود که آیا، پیش از آن که به ایجاد اصطلاح نامه جدیدی برای موزه یا یک مجموعه خاص اقدام شود، می توان از یکی از اینها استفاده کرد. اگر اصول کلی یاد شده رعایت شوند، در صورت نیاز، می توان به گسترش یک اصطلاح نامه برای ارائه جزئیات بیشتر اقدام کرد، یا در صورت شمول اصطلاح نامه بر جزئیات بیش از حد نیاز، بعضی بخش های سطح بالای آن را مختصر کرد. تا هنگامی که روابط به صورت کلی صادق باشند، باید این امکان باشد که بخش هایی از اصطلاح نامه ها را که توسط موزه های مختلف گسترش یافته اند، ترکیب کنیم و بدین ترتیب، از دوباره کاری بپرهیزیم.
حتی زمانی که از اصطلاح نامه مرجع استفاده می کنیم، دقت هایی لازم است و من پیش تر به برخی از نقاط ضعف اصطلاح نامه ROOTو AAT اشاره کردم. با وجود این، آسان تر آن است که اساس کار خود را بر این گونه اصطلاح نامه ها قرار دهیم تا این که کار را دوباره از اوّل شروع کنیم؛ مگر این که شما مجموعه ای بسیار ویژه در اختیار داشته باشید [که کار فهرست کردن آن با این اصطلاح نامه ها به انجام نرسد].

نظارت بر اصطلاح نامه
یک نفر باید مسئول این کار باشد که اصطلاح های جدید را پیشنهاد دهد و آنها را توسط فهرست نگاران، هنگامی که اشیا را فهرست می کنند، به طور موقت وارد اصطلاح نامه کند. شخصی هم باید به طور منظم این اصطلاح ها را بازبینی کند تا در نتیجه، آنهارا بپذیرد و وارد ساختار اصطلاح نامه سازد یا این که تصمیم بگیرد که آنها برای استفاده در فهرست نگاری اصطلاح ها مناسب نیستند. در این صورت، قاعدتاً باید این اصطلاح ها را به عنوان اصطلاح های نامرجح حفظ کرد، [البته] با ارجاعات «بک» به اصطلاح های مرجح، تا این که افرادی که در جست وجوی آنها هستند ناکام نمانند. پیشنهاد نویدبخش این است که به محض انجام کار ابتدایی آماده سازی اصطلاح نامه، شمار اصطلاح های جدیدی که هر هفته باید ارزیابی شوند، کاهش می یابد. سامانه های زیادی هستند که در گذشته نسبت به اصطلاح نامة چاپی با موفقیت عمل کرده اند، ولی برای به روز کردن خود مشکل جدی دارند.

عرصه های مناسب برای اصطلاح نامه
اصطلاح نامه، نوش دارویی نیست که به درد هرآنچه بازیابی اشیا لازم دارد، بخورد، بلکه برای عرصه هایی مناسب است که ساختار سلسله مراتبی داشته باشند؛ مثل اسامی اشیا، موضوع ها، اماکن، اطلاعات و رشته ها. همچنین می توان از آن برای صنف ها و دوره ها استفاده کرد. از اصطلاح نامه نمی توان در اسامی افراد و سازمان ها استفاده مناسب کرد، ولی ابزار مشابهی وجود دارد که به آن «فایل مرجع» می گویند و معمولاً برای این دو کار از آن استفاده می شود. تفاوت فایل مرجع با اصطلاح نامه این است که فایل مرجع روابط مرجح و نامرجح دارد، ولی [ساختار] سلسله مراتبی ندارد.
[فایل های مرجع و اصطلاح نامه ها دو نمونه از ساختار داده های رایج هستند که آگاهی از هر نوع رابطه ای میان دو مدخل را ممکن می سازند و نرم افزارهای رایانه ای جدید، در صورت لزوم، انواع مختلف ارتباط را منظور می دارند].

دیگر فنون بازیابی موضوع ها
اصطلاح نامه عنصری اساسی برای بازیابی قابل اعتماد اطلاعات است، اما می توان آن را با دو نوع شیوه دیگر بازیابی موضوعات به نحو سودمندی تکمیل کرد:

1. طرح های دسته بندی
در عین حال که اصطلاح نامه ذاتاً بر دسته بندی اصطلاح ها در درون روابط سلسله مراتبی خود مشتمل است، ولی نظر به بازیابی خاصی است و بیشتر سودمند است که شیوه دیگری از دسته بندی را داشته باشیم. شاید این شیوه دسته بندی متناسب باشد با تقسیم اداری مسئولیت در قبال «مجموعه ها»ی داخل یک موزه یا با [تقسیم] این مجموعه ها به دسته هایی که زیر مجموعه آن مجموعه ها هستند و این امر به اهمیت موردی آن بستگی دارد. همچنین ضرورت دارد که بتوان فهرستی از اشیا را که توسط موضوعی مرتب شده اند، چاپ کرد؛ به گونه ای که متفاوت با نظم الفبایی اصطلاح های اصطلاح نامه ای باشد. هر دسته را می توان به عنوان عبارت ترکیبی بیان کرد و برای امکان مرتب کردن آنها، عدد رده بندی یا کد به آنها داد.

2. متن آزاد
بسیار مطلوب است که بتوان واژه ها یا عبارت های ویژه ای را جست وجو کرد که برای توصیف های عینی به کار می رود. این واژه ها می توانند تک تک اقلام را با واژگان انحصاری مثل اسامی تجارتی تعیین هویت کنند. اسامی در موارد زیادی برای واردشدن در اصطلاح نامه توجیه کافی را ندارند. سامانه رایانه ای ممکن است رکوردها را جابه جا کند؛ یعنی تمام واژگان آن فیلدها را برای جست وجو از طریق نمایه متن آزاد، در دسترس قرار دهد یا چه بسا رکوردها را به صورت متوالی اسکن کند، در حالی که واژگان ویژه ای را جست وجو می کند. فرایند اخیر تا حدودی کُند است، اما شیوه مفیدی برای بهبود بخشیدن به جست وجو است؛ زمانی که گروه اصلی با استفاده از اصطلاح های اصطلاح نامه گزینش شده باشد.

منبع: / فصلنامه / معارف عقلى / شماره 8
مترجم : رحمت الله رضایى
نویسنده : لئونارد ویل