ضرورتی به نام سازمان های مجازی
در اوایل قرن بیستم زمانی که ژول ورن نویسنده شهیر فرانسوی داستانهایی همچون: سفر به کره ماه، 20 هزار فرسنگ زیر دریا، دور دنیا در هشتاد روز و... را به رشته تحریر در آورد، خوانندگان داستانهایش اورا نویسنده ای تخیل گرا با رویاهای شیرین و مهیج شناختند و شاید خوشبین ترین طرفداران وی نیز نمی توانستند تصور کنند که پیشرفت علم و تکنولوژی در دهه های بعد به آن حد برسد که امروزه سخن گفتن از ساخت مجتمع های مسکونی در ماه و اعزام تورهای تفریحی به آن و یا زیر دریاها امری ممکن و محتمل محسوب می شود و امروزه حتی شاهد جنگهای فرامدرن با زیر دریاییهای اتمی که به‌مراتب از زیر دریایی کاپیتان نمو (قهرمان داستانهای ژول ورن) پیچیده تر و عجیب تر است و هواپیماهای با سرعت مافوق صوت دور دنیا را در چند ساعت می پیماید، هستیم.
اندیشه پیدایش سازمانهای مجازی که اولین بار توسط پیتر دراکر Peter F. Drucker در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب “جهان فرا مدرن با حضور کارکنان اندیشه مدار” مطرح شد، در ابتدا همانقدر رویا پردازانه بود که درمورد رمانهای ژول ورن مطرح شد. حتی بعدها که در سال 1970 الوین تافلر Alvin Toffler ایده خلق سازمانهای مجازی را بسط و گسترش داد، کمتر کسی تصور میکرد که فناوری ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پیشرفت برسد که در سازمانهای سده بیست و یکمی کار در فضای مجازی امری اجتناب ناپذیر محسوب شود. چه بخواهیم چه نخواهیم، باید بپذیریم که شرایط کسب و کار امروزه بسیار متفاوت تر از گذشته است و عواملی همچون جهانی شدن و جهانی سازی، پیشرفتهای شگرف در صنعت رایانه، سرعت سرسام آور جابه جایی اطلاعات، تسهیلات هرچه بیشتر برقراری ارتباطات، تغییرات روز به روز محیط‌های بازار یابی، تغییرات پیاپی در سلیقهها و ذائقه های مشتریان و فزونی یافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ایجاب می‌کند که ما جهت پاسخگویی سریع و صحیح به این تغییرات، بدنبال ساختارهای نوین و مناسب باشیم. چرا که ساختارهای سنتی (گروههای بزرگ از کارکنان با تشکیلات منسجم سلسله مراتبی و تمرکز اختیارات بالا) که زمانی از لحاظ اقتصادی توجیه پذیر بود، دیگر جوابگوی این محیط رقابتی و متغیر نیست و میبایست طرحی نو در اندازیم.
سازمانهای مختلف رویکردهای متفاوتی در این زمینه داشته اند و برخی از سازمانهای معتبر همچون: IBM، جنرال الکتریک، مایکروسافت، نایکی، ریبوک، دل، شرکت فیلم سازی فاکس قرن بیستم و... اشکال مختلف سازمانهای مجازی را بر گزیدند و در این راه بسیار موفق نیز بوده‌اند.
ریچارد ال. دقت سازمان را دارای چهار ویژگی می داند:
1) یک نهاد اجتماعی است 2) مبتنی برهدف است 3) ساختار آن بصورتی آگاهانه طرح ریزی شده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است 4) با محیط خارجی ارتباط دارد.
در مورد سازماندهی نیز تاکنون تعاریف متعددی توسط اندیشمندان سازمانی مطرح شده، که به چند مورد آن اشاره می‌شود:
- سازماندهی عبارت است از فعالیتهای گروه‌بندی، انتصاب و فراهم کردن شرایط لازم جهت اعمال قدرت برای انجام وظایف سازمانی و همچنین ساختار سازمانی چارچوبی است که مرزهای رسمی و فعالیتهای درون سازمانی را تعریف می‌کند.
- سازماندهی عبارت است از فرایند واگذارکردن و هماهنگی وظایف و منابع برای رسیدن به اهداف سازمان. یکی از موارد مهم در هماهنگ سازی نیروی انسانی واگذاری مشاغل و وظایف گوناگون به کارکنان است.
- سازماندهی یک نوع فعالیت دوره ای مستمر بوده و در بر گیرنده طراحی کارها و دسته بندی فعالیتها به‌صورت وظایف، مشاغل و پست سازمانی است. بنابراین می توان گفت، سازماندهی عبارت است از فرایندی که بر اساس آن تقسیم کار، تعیین مراتب و تنظیم روابط به‌منظور کسب اهداف، امکان‌پذیر می‌شود. منظور از ساختار سازمانی فرایندی است که در آن، فعالیتهای سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می شوند.
- سازماندهی عبارت است از گماردن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازمانی، در پست‌های اجتماعی و پست‌هایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می گذارد.
باتوجه به تعاریف فوق هر سازمانی ناگزیر است به‌منظور سامان بخشیدن به فعالیتهای خود، ساختار سازمانی مناسبی را بر گزیند. در گذشته و یا حتی در زمان حال بسیاری از سازمانها ساختارهایی همچون ساختار بر حسب وظیفه، محصول، مکان جغرافیایی، ارباب رجوع و... ویا ترکیبی از آنها را بر می گزیدند که امروزه این نوع ساختارها تحت عنوان ساختارهای سنتی، هرمی یا سلسله مراتبی معروف شده اند، که بالطبع با توجه به شرایط موجود دارای محدودیتهایی است که به اختصار شرح داده می‌شود:
1- ساختارهای سنتی براساس سلسله مراتب ایجاد می شود و ارتباطات در آن کند و طولانی بوده، فاقد دقت لازم است و انعطاف پذیری لازم را جهت واکنش در برابر تغییرات محیطی ندارد.
2- واحدها مستقل نیستند و برای انجام هدف نهایی شدیدا نیازمند یکدیگرند. پس ضعف هر واحد تاثیر سوء بر کل سیستم سازمان می گذارد، ضمن آنکه هر واحد پیشرفت نکردن خود را در رابطه با ضعف عملکرد واحد دیگری توجیه می کند.
3- روابط در ساخت سنتی، فردی است و از روابط گروهی و جمعی کمتر اثری وجود دارد.
4- مدیران و کارکنان در این ساخت تنها در یک رشته خاص که ماموریت و وظیفه واحد آنهاست تجربه و آگاهی پیدا میکنند. همچنین تخصصها در خانه های سازمانی ثابت محبوس شده اند و به‌تدریج نوعی شیفتگی تخصصی در هر واحد ایجاد می‌شود.
حال این سوال پیش می آید که در عصر اینترنت و تجارت الکترونیک چه سازمانی سود خواهد برد؟آن سازمانهایی که همان ساختار هرمی شکل قدیمی را دارند و یا سازمانهایی که به‌صورت دیگری عمل میکنند؟ پس برای پاسخ به این سوال باید ساختاری از سازمانهای آینده را تجسم و بررسی کنیم.
نظریه پردازان سازمانی جی آر. کالبرایث و ادوارد ای. لاونر، صفات جدیدی را برای سازمانهای جدید در مقایسه با سازمانهای قدیمی بیان کرده اند.
آنچه مسلم به نظر می‌رسد، ناتوانی ساختارهای سنتی جهت پاسخگویی بهینه به صفات و ویژگیهای بر شمرده در سازمانهای جدید است و سازمانها جهت بهره برداری هرچه بیشتر از موقعیتها و فرصتها و برخوردهای منطقی با تهدیدات می بایست به‌دنبال ساختارهای انعطاف پذیر تر و با سرعت عمل بیشتر باشند، چرا که سرعت را می توان مهمترین خصیصه هزاره سوم برشمرد.
نویسندگان آمریکایی ویلیام دیویدو و مایکل مالون، در شرح سازمانهای آینده می گویند: “از چشم ناظرانی که از بیرون نگاه می کنند، این سازمانها تقریبا بدون تیغه به نظر می رسند، با لایه های رابطی که نرم، منعطف و دائم در تغییرند و شرکت را به گروههای ذینفع، مثل تامین کنندگان مواد اولیه یا ملزومات و مشتریان وصل می کنند. از داخل که نگاه میکنی دیگر با منظر تشکیلاتی سخت و آهنین سابق روبرو نمی‌شوی، بلکه دفاتر واحدها و قسمتهای عملیات پیوسته براساس شرایط و نیازها تغییر شکل می دهند. ”
حاصل نهایی چیزی می شود که اکنون به آن سازمان مجازی می گویند و در چنین شرایطی است که انتظار می رود تعداد شرکتهای مجازی روز به روز افزایش یابد تا از تکنولوژی در عرصههای لجستیک، حمل و نقل و جهانی شدن در جهت تامین نیازهای مشتریان استفاده کنند.
این سازمانها از نوعی تلفیق تازه میان گروهها و واحدهای پراکنده ای که با مدد شبکه ارتباطی با هم پیوند خورده و تشکل جدیدی را به‌وجود آوردهاند، خبر می دهد. سازمانهای مجازی، نمونه ای از سازمانهای آینده ای هستند که در آن ما پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونه ای است که دیگر نمی توان آنها را به‌صورت سازمانی متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه برای ادامه کارآنها نیاز به سازمانهای دیگری است.
سازمانهای مجازی، شکل جدید سازمان
مجاز را در لغت به معنای گذشتن از حقیقت تعریف کرده اند. امروزه، با توجه به توسعه و گسترش تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی و همچنین فراگیر شدن شبکه های کامپیوتری نظیر اینترنت، مفهوم مجازی بودن در تصورات عمومی و زندگی روزمره انسانهای سده بیست و یکمی وارد شده واین امر موجب شده است تا افراد در داخل و خارج از سازمانها، چیز جدیدی به نام فضای مجازی را تجربه کنند. امروزه، کودکان با بازیهای رایانه‌ای در فضای مجازی با دوستان مجازی خود سر مست از بازیهای سرگرم کننده می‌شوند. دانشجویان با ثبت نام در دانشگاهها یا مدارس مجازی درجات علمی را گام به گام طی می کنند. پزشکان جراح در دورترین نقاط اقدام به هدایت تیم جراحی خود در سایر نقاط و یا حتی دیگر قاره ها می کنند. دانشجویان رشته های ناوبری و یا خلبانی در فضای کاملا مجازی با دستگاههای شبیه ساز کشتی یا هواپیما مشق جنگ می کنند و با دشمنان فرضی خود به نبرد می پردازند.
خریداران، در منزل می نشینند و در یک بازار مجازی (سایتهای اینترنتی شرکتها و یا فروشگاهها) محصول مورد نیاز خود را بر اساس سلیقه خود انتخاب می کنند و بهای آن‌را به‌صورت مجازی (کارتهای اعتباری) می پردازند. بسیاری از شرکتها نیز با استفاده از موقعیتهای پیش آمده، کارکنان خود را ترغیب به کار در خانه میکنند. بعنوان مثال شرکت مایکروسافت با 50هزار کارمند در 78 کشور در حال فعالیت است که کارکنانش متشکل از برنامه نویسان متبحر اروپایی، آمریکایی، اسکیموهای آلاسکا، جوانان نابغه هندی، بنگالی، کره‌ای، عرب، ایرانی و... هستند که تنها راه ارتباطی آنها شبکه های اینترنتی است و آنان بدون حضور فیزیکی در شرکت وظایف خود را انجام می‌دهند و حقوق خود را دریافت میکنند.
بدون چون و چرا، کار در فضای مجازی جزء لاینفک سازمانهای عصر حاضر است. همین امر موجب پیدایش ایده تیم های مجازی در سازمانها شد. طبق تعریف، یک تیم مجازی شامل گروهی از کارکنان است که به تکنولوژی ارتباط الکترونیک تکیه می‌کند و با وجود آنکه از لحاظ فیزیکی از یکدیگر جدا هستند، از طریق پست الکترونیک، دستگاههای پیجر، کنفرانس‌‌‌‌‌های ویدئویی، تلفن و.... با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند.
در این میان بسترهای لازم جهت واقعیت بخشیدن به رویای خلق سازمانهای مجازی کاملا مهیا شده است و صاحبان سرمایه، سهام و نظریهپردازان سازمانی با طرح این سوال که اگر بتوان تشکیلات و مکانهایی را اجاره کرد، چه نیازی است که آنها را خریداری کرد؟و همین اندیشه را پایه و اساس سازمان مجازی قرار دادند.
تعاریف مختلف و بعضا مشابهی از سازمان مجازی توسط اندیشمندان مختلف مطرح شده است که به تعدادی از آنها اشاره می‌شود:
- سازمان مجازی، یک سازمان کوچک و مرکزی است که منابع اصلی خود را از سایر سازمانها تامین می‌کند، یک سازمان مجازی از نظر ساختار، بسیار متمرکز است و به‌ندرت دارای واحدها و دوایر تخصصی یا وظیفه‌ای است.
- سازمان مجازی، یک اتحاد زود گذر و موقتی بین دو یا چند سازمان است که برای انجام یک کار ویژه به‌طور گروهی و برای مدت کوتاهی همکاری میکنند.
- سازمان مجازی، شبکه ای از چندین سازمان است که به یکدیگر قلاب شده اند وپیمانها و قرار دادها ی خود را از طریق شبکه ارتباطی و الکترونیک می بندند.
- سازمان مجازی، به شکل جدیدی از سازمانها اطلاق می شودکه از مشخصه های آن جمع شدن گروهی از افراد است که از نظر جغرافیای پراکنده اند و به سازمانهای یکسانی نیز وابسته نیستند و برای رسیدن به یک هدف واحد از طریق فناوری اطلاعات با هم در تماس هستند.
- سازمان مجازی، یک نوع خاص از سازمان شبکه ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت، مراودات و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می سازد.
منبع: / روزنامه / رسالت ۱۳۸۸/۰۲/۰۶
نویسنده : سید محسن علیمرادی
نظر شما