موضوع : پژوهش | مقاله

اشاعه اطلاعات

اشاعه اطلاعات[1]. این اصطلاح به جنبه‌ای از خدمات اطلاع‌رسانی گفته می‌شود که به ارائه و انتقال اطلاعات، به‌ویژه اطلاعات جدید و روزآمد، می‌پردازد. اشاعه اطلاعات مستلزم آگاهی نسبت به علایق و نیازهای استفاده‌کنندگان و روزآمد نگه داشتن دانش آنان یا توزیع به‌موقع اطلاعات مرتبط و مناسب به‌منظور برآورده ساختن نیازهای متخصصان است.

اصول اشاعه اطلاعات
خدمات اشاعه اطلاعات معمولاً به‌گونه‌ای طراحی می‌شود که اطلاعات مناسب، به‌شکل مناسب، و در زمان مناسب به استفاده‌کننده مناسب ارائه شود و برای تحقّق این امر اصول زیر، مدّ نظر قرار می‌گیرد:
1. اطلاعات نیاز استفاده‌کنندگان را تأمین کند؛
2. ارائه یا انتقال اطلاعات به‌موقع صورت گیرد؛
3. اطلاعات از کیفیت لازم برخوردار باشد؛
4. شکل و چگونگی ارائه اطلاعات با توجه به ویژگی‌های مخاطبان طراحی گردد؛
5. برای تکمیل خدمات اشاعه اطلاعات، درصورت درخواست استفاده‌کننده، ارائه خدمات تحویل مدرک صورت گیرد؛
6. درصورت لزوم، برای استفاده از منابع خارج از سازمان، به‌ویژه برای کتابخانه‌های کوچک برنامه‌ریزی شود؛
7. نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان به‌طور مستمر مورد مطالعه قرار گیرد؛
8. کتابدار نیاز اطلاعاتی استفاده‌کنندگان را به‌درستی و به‌طور منظم تفسیر و تبیین کند؛
9. هزینه ارائه خدمات اشاعه اطلاعات با سودمندی آن سازگار باشد و این رابطه همواره ارزیابی شود؛
10. ملاکِ مناسب بودنِ اطلاعات ارائه‌شده نظر استفاده‌کننده باشد؛
11. اطلاعات ارائه‌شده روشن، دقیق، و به‌سادگی قابل فهم باشد؛
12. همواره برای کامل شدن خدمات تلاش گردد.

اهمیت و ضرورت
اشاعه اطلاعات را از ارزنده‌ترین و مهم‌ترین خدمات هر کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی دانسته‌اند. در واقع، مهم‌ترین رسالت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی اشاعه اطلاعات است. دلیل اهمیت و ضرورت ارائه و اشاعه اطلاعات را می‌توان عبارت دانست از:
1) فزونی انفجارگونه اطلاعات؛
2) لزوم روزآمد نگاه داشتن دانش متخصصان حوزه‌های مختلف علمی؛
3) توجه به صرفه‌جویی در وقت و هزینه استفاده‌کنندگان؛
4) تلاش به‌منظور افزایش تقاضا و بازاریابی برای خدمات اطلاع‌رسانی و کسب منابع مالی برای کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی.

شیوه‌های اشاعه اطلاعات
از آنجا که افراد و سازمان‌ها از لحاظ نیازها، سطوح، و ملاحظات مالی تفاوت دارند، اشاعه اطلاعات به‌شیوه‌های مختلف صورت می‌پذیرد. این شیوه‌ها از لحاظ نوع رسانه و منابع به دو گروه عمده چاپی (دستی) و الکترونیکی تقسیم می‌شوند. هریک از این دو گروه خود گونه‌های متفاوتی را دربر می‌گیرند که عبارتند از:

الف. اشاعه اطلاعات چاپی (دستی). در این شیوه، انواع منابع اطلاعاتی چاپی به‌صورت دستی اشاعه می‌یابند که ممکن است شامل موارد زیر باشند:

1. توزیع فهرست منابع جدید (خبرنامه آگاهی‌رسانی جاری)[2]. معمولاً این خبرنامه‌ها کلیه منابع جدیدی را که وارد مجموعه کتابخانه یا مرکز اطلاع‌رسانی می‌شود به استفاده‌کننده معرفی می‌کنند که "تازه‌های کتابخانه" از آن جمله است.

2. اشاعه اطلاعات گزیده[3]. این نوع اشاعه شامل جست‌وجو و ارسال اطلاعات مورد نیاز هر فرد به‌طور انفرادی، منظم، و مستمر است. در ابتدا، این خدمات به‌صورت دستی ارائه می‌شد و مراحل آن عبارت بود از اینکه کتابداران با استفاده از فرم‌ها و پرسشنامه‌های ویژه‌ای نیازهای اطلاعاتی هریک از استفاده‌کنندگان را با پرسش از آنها مشخص می‌کردند و سپس کلیه منابع اطلاعاتی موجود در کتابخانه جست‌وجو می‌گردید و اطلاعات کتابشناختی و چکیده منابعی که با نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان منطبق بود به‌صورت انفرادی برای هر یک از آنان فرستاده می‌شد. در مرحله سوم، استفاده‌کننده اطلاعات کتابشناختی و چکیده‌های ارسالی را مطالعه و اصل یا تصویر منابع منطبق با نیازهای خود را از کتابخانه درخواست می‌کرد. پس از آنکه منابع مربوط به گذشته جست‌وجو می‌شد، کتابدار فقط منابع اطلاعاتی جدید را بررسی می‌کرد و اطلاعات کتابشناختی و چکیده منابع مرتبط با نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان را به‌همان روال قبل ارسال می‌کرد. خدمات تحویل مدرک[4] به‌عنوان مکمل خدمات اشاعه اطلاعات گزیده نقش عمده‌ای دارد و باید آن را تقویت کرد. خدمات اشاعه اطلاعات گزیده به‌شدت وابسته به دریافت منابع اطلاعاتی جدید است و با دریافت این منابع است که اشاعه اطلاعات گزیده می‌تواند استفاده‌کنندگان را روزآمد نگه دارد. اصطلاح "اشاعه اطلاعات گزیده"، در واقع، در سال 1958 برای نظام‌های رقومی به‌کار رفت. روند کار بسیار شبیه نظام دستی است. یعنی ابتدا طبق پرونده پژوهشی (پروفایل[5]) پژوهشگران، کلیه اطلاعات مرتبط با هریک از موضوع‌های مورد علاقه یا طرح‌های پژوهشی پژوهشگر از پایگاه‌های اطلاعاتی بازیابی و برای وی ارسال می‌شود. در مرحله بعد، پس از اینکه کتابخانه یا مرکز اطلاع‌رسانی پایگاه‌های اطلاعاتی جدید را دریافت کرد، آنها را طبق پرونده پژوهشگران جست‌وجو می‌کند و جدیدترین اطلاعات مرتبط با طرح‌های پژوهشی یا علاقه آنان را برای هریک به‌طور جداگانه می‌فرستد. معمولاً این کار به‌طور منظم و در فواصل زمانی معیّن انجام می‌شود.

3. اشاعه منابع گزیده. منظور از ارائه این خدمات تلفیق منابع انتخاب‌شده در اشاعه اطلاعات گزیده و تهیه نسخه‌ای از آنها برای استفاده‌کننده است. این خدمات، به‌ویژه زمانی‌که استفاده‌کنندگان در مناطق دوردست قرار دارند یا زمانی‌که نسخه‌ای از منبع باید از جاهای دوردست یا خارج از کشور تهیه شود، بسیار سودمند است. معمولاً در گذشته کتابخانه‌ها این نسخه‌ها را به‌شکل ریزنگار تهیه و برای متقاضی ارسال می‌کردند. به همین سبب، این گونه خدمات با نام اشاعه گزینشی ریزنگارها[6] نیز شناخته شده است.

4. امانت منابع. استفاده‌کنندگان می‌توانند منابع اطلاعاتی را در کتابخانه یا مرکز اطلاع‌رسانی مورد استفاده قرار دهند یا آنها را برای مدت معیّنی از کتابخانه خارج کنند. امانت از کهن‌ترین و رایج‌ترین شیوه‌های اشاعه اطلاعات است.

5. نمایش. بیشتر کتابخانه‌ها یا مراکز اطلاع‌رسانی، همه یا گزیده‌ای از منابع جدید را برای آگاهی استفاده‌کنندگان به‌نمایش می‌گذارند. نمایش منابع جدید ممکن است در محل کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی یا در خارج از آن انجام شود.

6. نمایشگاه کتاب[7]. معمولاً ناشران برای تبلیغ و آگاهی استفاده‌کنندگان و کتابخانه‌ها از انتشارات جدید اقدام به برپایی نمایشگاه کتاب و اطلاع‌رسانی در سطوح مختلف محلی، استانی، ملی، یا بین‌المللی می‌کنند. معمولاً این نمایشگاه‌ها به مناسبت‌های مختلف و در فواصل زمانی معیّن به‌طور منظم برپا می‌شود.

7. ارتباط‌های فردی. گاه استفاده‌کننده نیاز اطلاعاتی خود را به‌طور حضوری یا از طریق تلفن به کتابدار اعلام می‌کند و کتابدار نیز اطلاعات مرتبط را به همان شیوه در اختیار وی قرار می‌دهد.

در سال‌های اخیر، به‌سبب پیشرفت‌های قابل توجه در حوزه‌های فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات و نیز استفاده گسترده از شبکه‌های اطلاع‌رسانی و رسانه‌های نوین، تقریباً کلیه انواع اشاعه اطلاعات چاپی و دستی به‌صورت الکترونیکی نیز امکان‌پذیر شده است و شیوه‌های دیگری نیز برای اشاعه اطلاعات پدید آمده است که با نام کلی "اشاعه الکترونیکی اطلاعات " شهرت دارد.

ب. اشاعه الکترونیکی اطلاعات. استفاده از منابع الکترونیکی دارای مزایایی از قبیل امکان استفاده در محیط شبکه، سرعت انتقال بالا، اشتراک در منابع و صرفه‌جویی در هزینه، حجم اندک ذخیره‌سازی، امکان تکثیر آسان اطلاعات، سرعت و هزینه پایین، امکان استفاده از فن‌آوری چندرسانه‌ای، و بسیاری مزایای دیگر است. اشاعه الکترونیکی اطلاعات به شیوه‌ها و با استفاده از ابزارهای گوناگون صورت می‌گیرد که عبارتند از:

1.اینترنت[8]. امروزه استفاده از اینترنت و شبکه جهانی وب[9] به‌منظور جست‌وجو و اشتراک منابع به‌شدت رشد یافته است. اینترنت، نخست، در دانشگاه‌ها و برای استادان و دانشجویان به‌منظور استفاده مشترک از منابع ایجاد شد. با توسعه فن‌آوری وب و مرورگرهایی[10] از قبیل اینترنت اکسپلورر[11] و نت‌اسکیپ ناویگیتور[12]، استفاده از اینترنت از حوزه دانشگاه فراتر رفت. اینترنت کتابداران را با چالش‌های نوینی مواجه کرده است؛ به‌طوری که ناگزیرند خود را با پیشرفت‌های آن همگام کنند.
اینترنت در حوزه اشاعه اطلاعات بسیار تأثیرگذار بوده و تقریباً کلیه انواع اشاعه اطلاعات اعم از آگاهی‌رسانی جاری؛ مکالمات تلفنی؛ اشاعه اطلاعات گزیده؛ نمایش منابع اطلاعاتی؛ و جست‌وجوی اطلاعات با سرعت، دقت، و حجم بالا از طریق آن امکان‌پذیر است.

2. اینترانت [13]. با استفاده از فن‌آوری اینترنت و وب می‌توان چند سازمان را به یکدیگر متصل کرد. به‌کارگیری مرورگرهای مشابه وب به‌همراه اطلاعاتی که در رایانه‌های داخلی نگهداری می‌شود، به‌جای ارتباط دادن آنها با خارج از سازمان، شبکه اینترانت را تشکیل می‌دهد. اینترانت حاوی مقدار زیادی اطلاعات در مورد یک سازمان است. در درون هر سازمان بزرگ، بخش‌های تابعه به‌منظور تقویت ارتباطات، به تولید اطلاعات می‌پردازند. کاربردهای اینترانت شامل ارائه انواع خدمات اشاعه اطلاعات، توزیع سند، توزیع نرم‌افزار، دستیابی به پایگاه‌های اطلاعاتی، آموزش از راه دور، و مانند آن است. اینترانت ماهیتاً درون‌سازمانی است و به اینترنت متصل نیست، ولی برخی سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای خاصی دستیابی به اینترنت را نیز از طریق اینترانت فراهم می‌سازند.
کتابداران و اطلاع‌رسانان در تسهیل راه‌حل‌های اینترنت و اینترانت نقش مهمی دارند. این نقش سبب ارتباط و رویارویی منظم کتابداران با کارکنان نظام‌ها و تهیه کنندگان اطلاعات می‌گردد. معمولاً کتابدار بهترین کارشناس منابع اطلاعاتی است و نیازهای اطلاعاتی سازمانی را که در آن فعالیت می‌کند به‌خوبی می‌شناسد. بنابراین، کتابدار می‌تواند ارتباط مهمی را به‌منظور استفاده از اینترانت برای اشاعه منابع کتابخانه و خبرنامه‌ها یا به‌عنوان مجرایی برای انتقال اطلاعات خارج از سازمان به داخل سازمان برقرار کند.

3. اکسترانت[14]. این نوع شبکه شکل گسترده‌تری از اینترانت با استفاده از فن‌آوری وب و میان چندین سازمان به‌منظور آسان شدن برقراری ارتباط و مبادله اطلاعات بین ارائه‌دهندگان خدمات اطلاع‌رسانی و استفاده‌کنندگان است. کاربردهای این شبکه‌ها در ارائه خدمات اشاعه اطلاعات همچون اینترنت و اینترانت است، ولی از لحاظ گستره از اینترنت محدودتر و از اینترانت گسترده‌تر است.

4. پست الکترونیکی[15]. این نظام شامل نرم‌افزار انتقال و دریافت پیام به‌کمک صندوق پستی مرکزی برای استفاده‌کنندگان عضو نظام است. هنگام استفاده از پست الکترونیکی می‌توان متن، تصویر، و صوت را نیز به‌صورت فایل به نامه ضمیمه کرد و برای مخاطب فرستاد. پست الکترونیکی به‌عنوان یکی از ابزارهای بسیار قدرتمند ارتباطات الکترونیکی دارای مزایا و کاربردهای فراوانی در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی است.

5. تله‌تکس[16]. در این نظام، امکان ارسال میزان معیّنی اطلاعات به‌طور مستقیم به تلویزیون استفاده‌کننده فراهم می‌شود. با استفاده از دستگاه کنترل از راه دور تلویزیون، می‌توان به صفحه اصلی (منو) و صفحات مختلف وارد شد و اطلاعات را مطالعه کرد. طیف این اطلاعات بسیار گسترده است و شامل اطلاعات علمی، اخبار، و بسیاری از اطلاعات مربوط به مسائل روزمره است و به‌طور منظم روزآمد می‌شود. استفاده آسان و تقریباً رایگان از جمله مزایای این نظام است.

6. ویدئوتکس[17]. این نظام خدمات محاوره‌ای بازیابی اطلاعات است که برای دستیابی مشترکان از طریق خطوط تلفن طراحی می‌شود. اطلاعات را می‌توان در صفحه نمایش تلویزیون یا پایانه ویدئوتکس مشاهده کرد. نوع اطلاعات ارائه‌شده و شیوه کار در این نظام بسیار شبیه تله‌تکس است، امّا مزیت اصلی ویدئوتکس تعاملی بودن آن است. استفاده‌کننده می‌تواند اطلاعات را ارسال و دریافت کند.

7. تابلو اعلانات الکترونیکی[18]. این نظام رایانه‌ای که در محیط شبکه به‌عنوان مرکز اطلاع‌رسانی و پیام‌رسانی عمل می‌کند، بعضاً به کاربران امکان می‌دهد که به‌صورت پیوسته با یکدیگر گفت‌وگو کنند، پست الکترونیکی بفرستند، فایل‌های اطلاعاتی را مبادله کنند، به اینترنت متصل شوند، به‌صورت مشترک به پایگاه‌های اطلاعاتی دسترسی یابند، و جست‌وجو و بازیابی کنند.

8. نمابر یا دورنگار[19]. با این دستگاه می‌توان متن یا تصویر را به‌شکل رقومی از طریق خطوط تلفن ارسال و دریافت کرد. نمابر معمولاً برای ارسال و دریافت اطلاعات و پیام‌های کوتاه به‌کار می‌رود.

9. جست‌وجو توسط کاربر نهایی[20]. در این شیوه، استفاده‌کننده اجازه دارد که به‌طور مستقیم به پایگاه‌های اطلاعاتی دست یابد و اطلاعات مورد نیاز خود را بازیابی کند. این امکان معمولاً توسط شبکه‌های اطلاع‌رسانی محلی[21]، شبکه‌های گسترده[22]، و ارتباط پیوسته[23] فراهم می‌شود. بیشتر مراکز اطلاع‌رسانی فهرست پیوسته، پایگاه‌های اطلاعاتی بر روی دیسک‌های فشرده، اینترنت، و خدمات تجاری پیوسته را در دسترس کاربران قرار می‌دهند. در چنین مواقعی، مراکز اطلاع‌رسانی جست‌وجو از این منابع را نیز به کاربران آموزش می‌دهند.

مآخذ:
1) محسنی، حمید؛ ابراهیمی، مهدی. دستنامه پست الکترونیک و جنبه‌های کاربردی آن برای کتابخانه‌ها.... تهران: نشر کتابدار، 1378؛
2) Kemp, A. Current Awareness Services. London: Clive Bingley, 1979;
3) Kreizman, Karen. Establishing an Information Center: a Practical Guide. London: Bowker - Saur, 1999;
4) Kumar, Krishan. Reference Service. New Delhi: Vikas Publishing House PVT LTD, 1989;
5) Richards, Diane. "Dissemination of Information", in Handbook of Special Librarianship and Information Work. London: Aslib, 1982, PP. 314- 342;
6) Trench, Stella. "Dissemination of Information", in Handbook of Special Librarianship and Information Work. London: Aslib, 1997, PP. 285- 299;
7) Whitehall, Tom. "Dissemination of Information". International Encylopedia of Information and Library Science, PP. 106-107.

پی نوشت
[1]. Disseminatoin of information
[2]. Current awareness bulletin
[3]. Selective Dissemination of Information (SDI)
[4]. Document delivery services
[5]. Profile
[6]. Selective Dissemination of Microforms(SDM)
[7]. Book fair
[8]. Internet
[9]. World Wide Web (WWW)
[10]. browsers
[11]. Internet explorer
[12]. Netscape navigator
[13]. Intranet
[14]. Extranet
[15]. E-mail/ Electronic mail
[16]. Teletex/ Teletext
[17]. Videotext
[18]. Bulletin Board System (BBS)
[19]. Facsimile/ Fax
[20]. Endـuser searching
[21]. Local Area Network(LAN)
[22]. Wide Area Network (WAN)
[23]. On-line