نگاه نوین به مسائل مدیریتی ایجاب می کند که مدیران به سادگی از کنار نقش تاثیر گدار فناوری های ارتباطی و اطلاعاتی عبور نکنند. ورود گسترده رایانه و ابزارهای جانبی آن به درون ساختار اجرایی و اداری سازمان ها و گسترش اقبال عمومی مدیران به انجام اطلاع رسانی در حیطه شبکه جهانی اینترنت حتی به صورت ظاهری امری است که باید با توجه و درایت خاصی به آن نگاه کرد. و راهکارهای مناسب را در بستر های موجود مشخص و به کاربست تا ابزارهایموثر در پیشرفت شاخص هایICT در سازمان به بهترین نحو ممکن، چه از نظر کمی و چه از جنبه کیفی مورد استفاده قرار گیرد. ضمن اینکه از تحمیل هزینه های اقتصادی نامعقول بر دوش سازمان جلوگیری کند. گسترش و پیچیدگی علوم رایانه و فرآیندهای تولید تا توزیع اطلاعات با توجه به تنوع تخصصهای علمی و فنی به حدی است که هرکس نمی تواند به تنهایی در تمام ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی صاحب دانش های لازم باشد.
با این وجود مدیر یک سازمان باید در حد لازم از اطلاعات تخصصی و پایه برخوردار باشد. اما امروزه در سازمان های بزرگ رسالت استقرار، توسعه و نظارت بر این فناوری ها بر عهده واحدهایICT می باشد. که بر حسب تنوع و حجم کار از متخصصین مختلفی تشکیل می شود ولی به هر حال مدیریت ICT در سازمان امری است که باید با نظارت مستقیم مدیر سازمان همرا باشد. تا هماهنگ و همسو با سایر برنامه ها و کارکردهای سازمان گام بردارد.
از جمله مهمترین گام ها و برنامه ها در مدیریت و هدایت راهبردیICT در سازمان توجه به کاربران و افرادی است که باید از این فناوری استفاده کنند. برگزاری ذوره های آموزشی مبتنی بر نباز سنجی گروههای کاری، ترغیب و تشویق کارمندان و کارشناسان به استفاده ازIT در ابعاد کاری و حتی خصوصی و همچنین طراحی مدل های کوچچک و آزمایشی برای گسترش آگاهی و تجربه افراد می باشد.
در برخی از سیستم های سنتی و سازمان های غیر پویا این تفکر وجود دارد که احتمالاً ورود فناوریهای جدید موجب حذف و از بین رفتن موقعیت شغلی اشخاص می شود در این گونه موارد ابتدا به ساکن مدیر باید با ذکر نمونه ها و مدل های موجود و مزایای شخصی و کاری استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات را برای کارمندانش توجیه و تفسیر کند. بهترین شیوه برای رفع این نگرانیها برگزاری دوره های آموزشی مناسب برای کارمندان هر یک از بخش هاست تا زمینه برای نوید این نکته به کارمندان فراهم شود که در صورت حضور موثر در کلاس های اموزشی و استفاده مناسب از مباحث این کلاس ها موجب ارتقا سطح درآمدی و شغلی آنها خواهد شد.
در صورت سرمایه گذلری شما برای توسعه زیر ساختهای ICT در سازمان چنانچه استقبال خوبی از برنامه های آموزشی نشود سرمایه گذاری شرکت به هدر خواهد رفت. در روش های آموزشی می توان برحسب تعیین سطح و معیار های لازم جزوات آموزشی، کتابهای تخصصی، دوره های آموزشی، کلاس های خصوصی و چند رسانه ای ها آموزش های لازم را ارائه داد. نکته مهمی که در این کار بایستی مورد توجه قرار بگیرد تکیه و تاکید بیشتر بر روی قابلیتهای مورد نیاز نرم افزارهایی است که بیشتر مورد استفاده کارمندان قرار می گیرد.
همچنین باید دقت کرد که آموزش ها نیز بر اساس نیازهای کارمندان به صورت تخصصی ارائه شود. این کار در از بین بردن هزینه های اضافی نقش موثری دارد. توسعه سریع سیستم های ICT تاثیرات شگرفی بر کار و تجارت می گذارد. اگر شما به عنوان مدیر بخواهید از موقعیتهای فراهم شده بهترین استفاده را داشته باشید باید نیروهای خود را برای ارتقا دادن مهارت ها و تخصص هایشان در زمینهICT تشویق کنید برای این کار شما می توانید در جلسات مختلف کارکنانتان را از توجه و علاقه خود به مباحثICT و تلفیق و کاربردی کردن آن در سازمان آکاه سازید. به عنوان مثال می توانید در نشریه داخلی سازمان به این مهم بپردازید و هر از چند گاهی فهرستی از سایتها و مجلات و نشریات مختلف علوم رایانه را در اختیار کارکنانتان بگذارید.
پس از تعیین خط مشی ها و راهکارهای مور نیاز سازمان بر اساس کاستی ها و ظرفیتهای موجود برای انجام تغییرات در ساختار کاری بر اساس سیستم های ICT با خدمات دهندگان این فناوری ارتباط برقرار کنید و سیستم های ارائه شده از جانب آنها را مورد بررسی قرار دهید و در این تجزیه و تحلیل برنامه ریزی و توجه لازم را برای آینده لحاظ کنید.
برای این کار میتوانید ضمن مشاوره با شرکتهای خدمات دهنده از افراد درون سازمان و مشتریان نیز نظر خواهی کنید تا مطمئن شوید که سیستم های گنجانده شده قابل هدایت از جانب کارمندان و قابل استفاده از جانب مشتریان سازمان باشد. در این بخش توحه به رقابتهای بین سازمانی در انتخاب نوع سیستم موثر خواهد بود. همانطور که می دانید کلیه فعالیتها و برنامه ریزی ها در یک سازمان در نهایت به یک هدف ختم می شود و آن دست یافتن به سود اقتصادی است شما پس از انجام مراحل بستر سازی و هدایت ابزارهای ICT در سازمان خود می توانید تحول اساسی و مهمی را در سازمان ایجاد کنید. گسترش فوق العاده اینترنت در میان سازمان ها و شرکتهای مختلف در دنیای مبادلات تجاری تحول بزرگی ایجاد کرده، با این پیش زمینه سازمانهایی که از وجود مدیران پیشرو و آینده نگر سود می برند در انتخاب ابزارهایICT آندسته ای را برگزیدند که با استانداردهای اینترنت سازگار باشد تمام این فعالیت ها به ظهور پدیده تجارت الکترونیک انجامیده.
در تحول صورت گرفته در عرصه های تجارت و مدیریت امروزه کلیه سیستم ها و فرآیندهای سازمان با یکدیگر هماهنگ و همسو می شوند تا خدمات فروش کالاها و خدمات سازمان در ارتباطاتOnline به صورت سریع و دقیق انجام شود. اگر سازمان شما بخواهد از بسترهای ICT بیشترین بهره را تجاری را در زمینه تخصصی خود داشته باشد باید از کارشناسان واحد ICT خود در مباحث تجاری استفاده کند این امر تا حدی مهم است که امروزه بر حضور یک کارشناس ICT که آگاهی و دانش لازم را پیرامون سیسستهای تجاری سازمان داراست تاکید فراوانی می شود.
بسیاری معتقدند که بیشتر مدیران موفق از مشاوران خوب بهره می برند با این دیدگاه و با توجه به اینکه تنوع بسیاری در سیستم ها و ابزارهایICT وجود دارد سازمان شما می تواند در بره های خاص زمانی از مشاوران مختلف استفاده کند. مشاوره می تواند از جانب یک فرد و یا از جانب یک شرکت و سازمان دیگر دریافت شود.
ولی در هر صورت باید مهارت ها و سوابق مشاور به دقت مورد بررسی قرار گیرد. همچنین شما می توانید روند اجرایی همه یا بخشی از سیستم های فناوریهای ارتباطات و اطلاعات سازمان خود را برای هدایت در اختیار شرکتهای واجد شرایط بگذارید.
تا ضمن استفاده، بهینه از خدمات یک شرکت متخصص در کاهش هزینه های سرمایه گذاری نیز موفق باشید. انقلاب صورت گرفته دردنیای ارتباطات با اینترنت بازارهای جدید تجاری و فرصت های اقتصادی بسیاری را فراهم کرده است. در این میان بسیاری از شرکتها در بازار رقابتی موجو با استفاده از بسترها و امکانات وجود در اینترنت موفق شده اندهزینه های خود را کاهش دهند. نقش اینترنت در کاهش هزینه های ارتباطی بسیار مهم است شما می توانید بسیاری از پیام هایی که تاکنون با پست عادی، فکس ارسال می کردید را از طریق پست الکترونیک انتقال دهیدو با استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس عملیات و نشست هایی را که نیازمند سفرهای درون وبرون شهری است را در محل سازمان خود برگزار کنید. اینترنت این زمینه را فراهم آورد که در هنگام خرید و دریافت استعلام به بازارهای وسیع تری دست پیدا کنید و بتوانید قیمت های انواع محصولات را در زمانی کوتاه دریافت و بررسی کنیدو در کوتاهترین زمان تصمیمات لازم را بگیرید. دریافت استعلام ها و اطلاعات مربوط به استخدام افرادجدید از طریق اینترنت ضمن کاهش هزینه ها در تبلیغات و... می تواند از هدر رفتن وقت شما نیز جلوگیری نماید.
همانطور که ذکر شد عوامل و شاخص های بسیاری درICT وجود دارد که با شناخت و بهره گیری و استفاده به جا و مناسب از آنها می توان آثار و تبعات مثبتی را برای سازمان به ارمغان آورد. باید اذعان داشت که مدیریت سازمانی امروزه به واقع از تلفیق ابزارهای ICT با ساختارهای تشکیلاتی و برنامه های حال و آینده خود ناگزیر است و چیزی که برای بحث و تجزیه و تحلیل باقی می ماند شناخت درست و به هنگام نیاز هایی است که موجب پیشرفت کاری و بهره وری فردی و سازمانی شود اما مهمترین و شاید دردناکترین معضل در توسعه واقعی و اصولیICT در ایران عدم رعایت اصول مهندسی اطلاعات و مدیریت اطلاعات در سازمانهای مختلف باشد.
نگاه غیر کارشناسانه برخی از مسئولان ومدیران سازمان ها و حتی مدیرانIT آنها به قابلیتها و ظرفیتهای هر یک از ابزارهایICT و امکان سنجی آن ابزار در ساختار سازمانشان می باشد. امید است مدیریت ICT در سازمان های مختلف کشورمان به صورت علمی تر، اصولی تر و دلسوزانه تر صورت بگیرد تا گام های مناسب برای توسعه همه جانبه از طریق ICT برداشته شود.

منبع: / سایت خبری / آی تی ایران
نویسنده : فرنود حسنی