عاقل کسی است که مطالب مفید را بداند نه مطالب زیادی را (آفیلوس)

در عصر دانش و اطلاعات و دانش، دانش مهمترین عامل در موفقیت دراز مدت، فرد و هم برای سازمان به شمار می‌‌آید. در واقع به زودی دانش تنها منبع امتیاز رقابتی برای فرد و سازمان خواهد بود مجموعه دانش در جاهای بسیاری مانند منابع کتابخانه ای، مراکز اسناد و مدارک، پایگاههای اطلاعاتی، پایگاههای دانش، آرشیوها و در ذهن انسان و اکناف سازمانها پراکنده است.

استفاده بهینه از این مجموعه های پراکنده برای تولید دانش و اطلاعات جدید، مستلزم فرایند مدیریت دانش است. مدیریت دانش، فرایندی است که به افراد و سازمانها یاری می‌‌کند، اطلاعات مهم را بیابند، گزینش، سازماندهی و منتشر کنند و تخصصی است که برای فعالیتهایی چون حل مشکلات، آموختن پویا و برنامه ریزی راهبردی ضروری است. این فرآیند از برنامه های مهم بهسازی سازمانی است و معطوف به کمک به سازمانها برای توسعه و استفاده از دانش برای تغییر و بهبود مستمر و نیز تولید دانش جدید می‌‌باشد، در واقع مدیریت دانش بر چگونگی سازماندهی و استفاده از دانش در جهت بهبود عملکرد، تمرکز دارد.

- تعریف دانش
قبل از اینکه به تعریف دانش بپردازیم، به تفاوت اصلی میان اطلاعات و دانش می‌‌پردازیم. اطلاعات، داده های پردازش شده موجود در رایانه‌ها هستند که به دلیل تأثیر گسترده فن آوری اطلاعات و جهانی شدن به طور فزاینده ای قابل دسترسی است. اما درباره مفهوم اطلاع تعابیر ضد و نقیض زیادی وجود دارد و صاحب نظران این اصطلاح را بعنوان یک فرایند کالا، صفت و ... نیز به کار برده اند. بلکر (1046 – 1021) اطلاع را به این صورت تعریف می‌‌کند: “چیزی که به کمک آن می‌‌توانیم از میان مجموعه امکاناتی که نسبت به آنها چیزی نمی‌‌دانیم دست به انتخاب بزنیم”
اما دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، تحقیق، مشاهده یا تجربه و در طول زمان به دست می‌‌آید و یک گام بعد از اطلاعات قرار دارد. یعنی داده ها یا اطلاعات خام با پردازش در رایانه به اطلاعات تبدیل می‌‌شوند که این اطلاعات برای همه مساوی و یکسان است و در مرحله بعد برداشت و استفاده ای که از این برونداد و یا اطلاعات می‌‌شود دانشی است که تولید میشود. پس دانش متکی به اطلاعات است و امروزه اگر به دانش توجه بیشتری می‌‌شود به دلیل زیاد و گسترده اطلاعات است که برای غلبه، کنترل و استفاده درست از آن، راهی جز تبدیل آن به دانش نیست، چرا که افراد در رویارویی با انفجار اطلاعات به راحتی نمیتوانند اطلاعات صحیح و مناسب خود برای دانش ورزی و خرد ورزی در زمان مناسب پیدا کنند. پس دانش را میتوان اینگونه تعریف کرد: “دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، مشاهده یا تجربه نسبت به جهان بیرونی در فرد ایجاد می‌‌شود برای درک تفاوت میان داده اطلاعات و دانش و همچنین تشخیص جایگاه آنها در فرایند تفکر لازم است در اینجا الگوی فرایند دانش آورده شود.
بیت (Bit)
بایت (Bait)
داده (Data)
اطلاع (In formation)
اطلاعات ویژه (knowledge)
دانش (Wisdom)

- خرد
در یک سازمان آنچه افراد درباره مراجعان، تولیدات، فرایندها، خطاها و موفقیت های سازمانی خود می‌‌دانند دانش تعریف می‌‌شود. داونپورت و بروساک (1998) نیز دانش را چنین تعریف می‌‌کنند: “ترکیب سیالی از تجربه های کسب شده، ارزشها و بینش تخصصی که چارچوبی برای ارزیابی و کسب تجربه ها و اطلاعات تازه فراهم می‌‌آورد”
انواع دانش و ویژگیهای آن
نخستین بار یولانی (1985) دانش را به دانش آشکار و دانش پنهان تقسیم کرد و بین آنها تمایز قائل شد. دانش آشکار دانشی است که به روشنی و بدون ابهام تدوین شود و به سادگی و بدون ابهام بیان گردد و در پایگاه اطلاعاتی کد گذاری شود و ذخیره شود. دانش آشکار اشکال مدونی از قبیل اسناد، کتابها، دستور نامه‌ها و بانک های اطلاعاتی موجود می‌‌باشد. دانش پنهان یک دانش غیر آشکار است که در درون شخص وجود دارد و در بیشتر مواقع توصیف. انتقال آن مشکل است دانش پنهان عمدتاً در مهارت حافظه و درون یافت افراد قرار دارد.
عمدتاً دانش ناملموس و اندازه گیری آن مشکل است و در ضمن استفاده از آن تغییر می‌‌کند و افزایش می‌‌یابد و در یک زمان مشابه می‌‌تواند به وسیله پردازش های متفاوت استفاده های گوناگونی از آن بشود و دانش غالباً دارای عمر طولانی است و بطور معمول در سازمانها وجود دارد و تأثیر بسیاری بر سازمان می‌‌گذارد. فک درمات برای سازمان دانش شش ویژگی به شرح ذیل قائل است.
1- دانش حاصل فعالیت بشر است
2- دانش حاصل تفکر است
3- دانش فی البداهه ایجاد می‌‌شود
4- دانش حاصل خرد جمعی است
5- دانش به شیوه های مختلف میان افراد جامعه اشاعه می‌‌یابد
6- دانش جدید بر پایه دانش قدیمی ‌به وجود می‌‌آید.

مدیریت دانش
مدیریت دانش، فن آوری اطلاعات نیست، برخی متخصصان فن آوری اطلاعات اذعان می‌‌دارند که بین سرمایه گذاری در فن آوری، عملکرد سازمان و مدیریت دانش ارتباطی در تحقیقات یافت نشده است، آنچه مهم است به کار گیری دانش و آفریدن آن است نه صرف داشتن آن (مل هاترا: 1998)
مدیریت دانش فرایند مستمری است (مونتانو: 2001) که به ثبت و انتشار دانش در درون و بیرون سازمان به منظور ایجاد ظرفیت لازم برای سازمانها جهت سازگاری و بقاء در محیط متغیر و ابهام آمیز، حل مسائل و مشکلات توان رقابتی خود در فرایند جهانی شدن می‌‌پردازد. (مل هاترا 1998)
مدیریت دانش تجربیات و دانش کارکنان را در سراسر سازمان انتشار می‌‌دهد و امکان استفاده مناسب و متناسب با شرایط را فراهم می‌‌آورد.(مل هاترا: 2000)
محور فعالیتهای مدیریت دانش صرفاً به کار گیری دانش نیست، بلکه بر دانش و آفریدن آن تأکید اساسی دارد. در اقتصاد امروزی تنها منبع ممتاز رقابتی با دوام دانش است و همواره یک دارایی با ارزش در سازمان به حساب می‌‌آید. سازمانهایی که از قدرت خلق دانش برخوردارند، با خلاقیت و نوآوری با نیروی اندک، فعالیتهای بزرگی انجام می‌‌دهند. در واقع کار مدیریت دانش، بر جابجایی انتقال دانش فردی (دانش پنهان) به دانش سازمانی (دانش آشکار) متمرکز است.

پیش زمینه های دانش آفرینی
شاد بالت (2001) معتقد است که فرایند مدیریت دانش و دانش آفرینی مستلزم کار فرهنگی در سازمان است همچنین بابیت از شرکت مشاوره ایی آندرسون معتقد است که بیش از 80% فعالیتهای مدیریت دانش و دانش آفرینی در سازمان فرهنگی است. پیش زمینه های پیشنهادی وی به شرح ذیل می‌‌باشد:
- فرهنگ یگانگی و احساس یکی بودن افراد با سازمان و رسالت آن را باید ترویج و ترغیب نمود.
- عرضه کننده دانش باید از مزایای شغلی برخوردار شوند، زیرا عرضه کننده دانش علاقمند است که سازمان او را بعنوان صاحب دانش بشناسد.
- فراهم کردن مکان و زمان لازم برای گفتگو، مصاحبه و تشکیل گروههای کاری
- شناسایی افراد که در قبال انتقال دانش خود از سازمان چیزی مطالبه نمی‌‌کنند و برای ارضای انگیزه درونی خود انتقال دانش را انجام می‌‌دهند.
- ایجاد حسن اعتماد بین سازمان و افراد زیرا اگر افراد ببینند که با تسهیم دانش کسب اعتبار می‌‌کنند از آن استقبال خواهد نمود. این اعتماد از طریق گفتمان، مباحثه و ... حاصل میشود.
- حذف سلسله مراتب سازمانی در انتقال دانش و فراهم کردن زمینه ای که سطوح مختلف سازمان نقش های متفاوت و مرتبط به هم ایجاد کنند.
فرایند دانش آفرینی و مدیریت دانش شامل سه مرحله تولید دانش، سازماندهی اش و توزیع یا اشاعه دانش می‌‌باشد.
این مرحله در ابتدا شامل شناسایی انواع دانشی است که می‌‌تواند ارزش زیادی را برای سازمان ایجاد نماید، بوده و سپس شامل ایجاد مکانیزم هایی برای افزایش موجودی دانش سازمان می‌‌باشد. سازمانها این دانش را می‌‌توانند هم از خارج از سازمان و هم از داخل سازمان بدست آورند. بطور خارجی سازمانها می‌‌توانند دانش لازم را از شرکتهایی که این دانش را در اختیار دارند بدست آورند و یا از منابع دیگری مثل محققین دانشگاهی و مشاوره ای کسب کنند. همچنین متخصصان اطلاع رسانی میتوانند از طریق جستجوی کتابشناختی از منابع کتابخانه ها و مراکز اسناد و مدارک اطلاعات لازم را ردیابی کرده و نسبت به تهیه آنها اقدام نمایند و از آنها پایگاه های اطلاعاتی چاپی والکترونیکی تهیه کنند.
بطور داخلی نیز سازمانها برای تحصیل دانش لازم می‌‌توانند کمیته های تخصصی تشکیل دهند. این امر بوسیله ایجاد شبکه های غیر رسمی‌‌بین کارکنانی که کار مشابهی را انجام می‌‌دهند و به تشریک تخصصی خود پرداخته و مشکلات را با همدیگر حل می‌‌کنند شکل می‌‌گیرد. از طرفی سازمانها می‌‌توانند گروههای بسیار رسمی‌‌برای تولید دانش ایجاد نمایند، مانند گروه تحقیق و توسعه، کانونهای تحصیلاتی و آموزشی در داخل سازمانها و مرازک تحلیل اطلاعات

سازماندهی دانش
این مرحله شامل قرار دادن دانش تحصیل شده در قالب های ترکیباتی می‌‌شود که اعضای سازمان بتوانند به سرعت از آن استفاده کنند. این مرحله اغلب در بر گیرندة فرایند بهسازی دانش برای افزایش ارزش آن برای کاربران می‌‌باشد. کـتابداران و متخصصان مدیریت دانش، ابزارها و روشهایی را برای سازماندهی دانش توسعه داده اند که دو استراتژی کدگذاری و استراتژی شخصیت بخشی.
روشهای کد گذاری به طور زیادی بر قوانین و استانداردهای کتابداری، رکومانتاسیون و تکنولوژی اطلاعات متکی بوده و به طبقه بندی و ذخیره دانش در بانکهای اطلاعاتی و دیگر ابزارهای ذخیره و بازیابی اطلاعات و دانش می‌‌پردازد تا این دانش به راحتی بوسیله اعضاء و کاربران سازمانی مورد ارزیابی و استفاده قرار گیرد. در این استراتژی اطلاعات و دانش از افراد، گزارشها، کتابها، صورتجلسات و دیگر رسانه های اطلاعاتی به دست می‌‌آید، سپس بر حسب موضوع دانش طبقه بندی شده و برای اهداف مختلف مورد استفاده مجدد کاربران قرار می‌‌گیرند. این روش در مورد دانش آشکار کاربرد دارد.
شخصیت بخشی بر سازماندهی دانش برای افراد تمرکز دارد که به توسعه دانش پرداخته و آن را بصورت چهره به چهره و حضوری مبادله می‌‌کنند. این روش در مورد دانش ضمنی که قابل کدگذاری و ذخیره سازی در سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری نمی‌‌باشد کاربرد دارد. این نوع دانش عموماً از طریق ارتباط مستقیم و مکالمات مستمر با افرادی که دارای این دانش می‌‌باشند قابل دسترسی است، از این رو متخصصان اطلاع رسانی و مدیریت دانش مدلهای مختلفی را برای تسهیل تبادلات شخصی بین صاحبان و جستجو گران دانش ضمنی توسعه داده اند. بعنوان مثال برخی شرکتها مانند “هاگز”، “مایکروسافت” و “تایم لایف” اقدام به ایجاد نقشه های دانش کرده اند که دانش مهارت و قابلیت های ارزش گذاری شده افادی را نشان می‌‌دهد و اینکه برای دستیابی به آنها به کجا باید مراجعه کرد و با چه کسی تماس گرفت.

توزیع دانش
مرحله نهایی مدیریت دانش، مکانیزم هایی را برای دستیابی اعضاء به دانش مورد نیاز ایجاد می‌‌کند. این مرحله با مرحله دوم متداخل بوده و در برگیرنده آسان سازی دستیابی به دانش و تقویت امکان استفاده مجدد از آن برای کاربران می‌‌باشد، متخصصان اطلاع رسانی و مدیریت دانش روشهای مختلفی را برای توزیع دانش توسعه داده اند که بطور کلی در سه نوع طبقه بندی می‌‌شوند: “توزیع خودگردان”، “شبکه های و خدماتی دانش ” و “انتقال آسان”
روشهای خودگردان به طور زیاد بر کنترل و ابتکار عمل اعضاء برای توزیع دانش متکی می‌‌باشد آنها معمولاً در برگیرنده بانکهای اطلاعاتی برای ذخیره سازی دانش و “سیستم های جایگذار” برای کمک به اعضاء برای پیدا کردن دانش مورد نیاز می‌‌باشند. بانکهای اطلاعاتی می‌‌توانند شامل اطلاعات چندگانه از قبیل گزارشهای تحلیل مواد و داده های اطلاعات مشتری باشد. سیستم های جایگذار می‌‌توانند در طیفی از سیستم ها از دفتر راهنمای تلفن ساده تا موتورهای پیشرفته جستجو طبقه بندی شوند. خدمات و شبکه های دانش بوسیله پشتیبانی ویژه و کانالهای سازماندهی شده برای به کارگیری دانش در سراسر سازمان جابجایی و انتقال دانش را توضیح می‌‌دهد. خدمات دانش شامل پشتیبانی های گوناگون از توزیع دانش می‌‌باشد، از قبیل بخش های کمکی، سیستمهای اطلاعاتی و بسته های دانش. همچنین ممکن است شامل واحدها و نقش های ویژه ای گردند که جریان دانش را نشان داده و آن را در اشکال بسیاری مفیدی سازماندهی می‌‌کنند. شبکه های دانش در میان اعضاء برای تشریک و مبادله دانش و یادگیری از یکدیگر پیوند ایجاد می‌‌کند. این پیوند و ارتباط می‌‌تواند الکترونیکی باشد مثل ارتباط از طریق اتاقهای گپ اینترنتی، شبکه های داخلی سازمان، بانکهای اطلاعاتی مباحثه و تله کنفرانسها

منابع:
1- فتاحی، رحمت الله “از اطلاعات به دانش: رویکردی نو به کارکردهای کتابخانه در عصر فن آوری نوین” مجموعه مقالات ششمین همایش کتابداران سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (یزد 16 – 18 بهمن 1381) تهران: سازمان مدیریت و برنامه ریزی، 1381، ص 15 – 342.
2- نوناکا، ایکوجیرو: سازمان دانش آفرین، ترجمه سوسن جدی و محمد زنجانی، مجله مدیر سازمان اول، شماره 2، تابستان و پاییز 1377.
3- الوانی، مهدی “افق های نو در مدیریت دولتی” فصلنامه مدیریت دولتی شماره 50، 1379.
4- مدیریت اطلاعات و منابع، گزارش از یک سمینار “ماهنامه تدبیر” شماره 123، اردیبهشت 82.
5- آذری، مهرداد “مدیریت دانش به عملکردها و چالشها” ماهنامه تدبیر 114، مرداد 1380
6- Davenport , Delong. success fulle nowledge Management Protects Sloan Management Review. Vol. 39 , no. 2 (1998): 43-54.
7- Malhotra , yogesh: knowledge management , Knowledge Organization 7 Knowledge Management , Knowledge Workers , at: http / www , 1998.
8- Malhotra , Yogesh: Knowledge Management , for the new world of bussiness , at: http / www , 1998.
9- Miles , G. Some conceptual and Research Barries to the Utilization of Knowledge califonria management Review. vol 40 , no 3 (1998): 281 – 288.

تاریخ انتشار در سایت: ۵ شهریور ۱۳۸۵منبع: / سایت / باشگاه اندیشه
به نقل از: کتاب مجموعه مقالات نخستین کنگره بین المللى دانشگاه آزاد اسلامى
نویسنده : ایرج مرادی