دانش ترکیبی از تجربیات، ارزشها، اطلاعات و نگرشهاست. دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده ها سرچشمه می گیرد. بیشتر دانشها به صورت ضمنی دراختیار افراد هستند. ازطرفی دانش را به عنوان یک مزیت رقابتی در جوامع فراسرمایه باوری پذیرفته اند برای این منظور مدیریت دانش به سازمانها کمک می کند تا فرایند دانش موثری داشته باشند.
سازمانها برای انتخاب بازار باید از دانش موجود و ایجاد دانش جدید بهره جویند و مدیریت دانش در این امر کمک شایانی به سازمانها می کند. تجزیه و تحلیل مدیریت دانش موجب شده تا موقعیت کنونی سازمان را دریابیم و بدانیم توسعه در کدامیک از نواحی سازمانی باید انجام گیرد. این امر باعث شده تا درمورد فرایند انتقال دانش و راههای انتقال آن در سازمان اطلاعاتی را کسب کرده و درجهت ارتقا، آسان سازی و بهینه کردن آن پیش برویم.

مدیریت دانش
دانش برخلاف دیگر منابع، نامتناهی است و با استفاده بیشتر، حجم آن افزایش می یابد (استنفورد پال رومر) و در ذهن افراد جای دارد. تمرکز مدیریت دانش بر روی افراد است و بر افراد به عنوان منابع دانش تاکید دارد. تلاش مدیریت دانش در آشکـــار کردن سرمایه های ضمنی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان و مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است (GREGORY MENTEZES, KARL.M.WIIG) . به طورکلــی، می توان مدیریت دانش را شامل فرایند مدیریت دانش، فناوری، استراتژی و رفتار سازمانی دانست. مدیریت در سازمان باید دارای چارچوبی باشد که این چارچوب باید دارای خصوصیات زیر باشد:

1 - توانایی ارزیابی تصمیمات گرفته شده بر روی منابع ضمنی و مفهومی سازمان؛
2 - هدایت دید ما به سوی مشکلات موجود و کمک به فهم دقیق از واقعیتها؛
3 - فراهم ساختن شرایط و لوازم تجزیه و تحلیل موقعیت؛
4 - توسعه دادن معیارهایی برای اندازه گیری موقعیت؛
5 - سازکاری با سیستم و منابع موجود برای حل کردن مسایل و چالشها؛
6 - توانایی رمزگذاری به وسیله زبان سازمانی تا بتوان آن را برای هر زمانی که لازم باشد به کار برد. مدیریت دانش باید به مدیران این توانایی را بدهد تا منابع دانش را بشناسند و عقاید عملی را که قابل اجرا شدن هستند را تحریک کنند.

به طورکلی می توان فرایند مدیریت دانش را شامل
شناسایی دانش، تحصیل دانش، توسعه دانش، به اشتراک گـــــــذاری دانش، بهره برداری دانش و حفاظت از دانش دانست.

شناسایی دانش
در این مورد بسیاری از سازمانها یک طرحی از دانش، داده ها، اطلاعات و مهارتهای موردنیاز داخلی و خارجی ایجاد کرده اند.
مدیریت دانش مـــــوثر باید در شفاف سازی داخلی و خارجی فعال باشد. یکی از این ابزارها نقشه دانش است. نقشه دانش تخصصها و دانش موردنیاز افراد را با محل قرارگیری آنها در سازمان مشخص می کند.

تحصیل دانش
روابط بـــــــا مشتریها، حمایت کنندگان، رقبا و شرکاء باعث ارائه دانش می شود. (KARL.M.WIIG) در امر ابزاری چون تلفن، ویدئو کنفرانس، اینترنت، اینترانت موثر است (HEISING). سازمان می تواند دانش جدیدی را که خود نمی تواند توسعه بدهد را بخرد، به این صورت که با استخدام کارشناسان می تواند از تخصص و دانش آنها برای رسیدن به اهداف سازمانی کمک بگیرد (CHOI). یکی از راههای دیگر به دست آوردن دانش جدید، همکاری و مشارکت با بخشهای دیگر صنعت رقبا در حیطه کاری سازمان است تا بتوانیم از قوه ابتکارات دیگر سازمانها استفاده نماییم.(SKYRME AMIDON)

توسعه دانش
در این قسمت تمرکز بر روی ایجاد مهارت جدید، محصولات جدید، نظرات بهتر و فرایندهای موثر است. در این میان، نکته دارای اهمیت این است که دانش فقط از تخصص سرچشمه نمی گیرد، بلکه از تجربه نیز به دست می آید. پس داشتن یک شبکه داخل سازمانی و تسهیل در ارتباط بین افراد داخل سازمان با یکدیگر یکی از موارد کلیدی این مرحله است. توسعه مدیریت دانش شامل همه تلاشهای مدیریتی است برای ایجاد ظرفیتهایی که هنوز در سازمان به وجود نیامده. توسعه دانش می تواند به عنوان تکیه گاه تحقیقات بازاری سازمان قلمداد شود. دراین امر استفاده از گروههای تخصصی، اختصاص جا و مکان برای تشکیل گروهها (DAVENPORT)، اینترانت، بررسی و مرور فعالیتها بعداز اتمام آنها (ANDREW.H.COLD) آموزش چندگانه افراد، استفاده از چت برای برقراری ارتباط (HEISING) می تواند موثر باشد.

به اشتراک گذاری دانش
تقسیم و پراکندگی دانش در داخل سازمان، پیش شرط حیاتی برای ایجـــاد اطلاعات و تجاربی است که سازمان می تواند از آن استفاده کند. (STEELER, BASSI, MANASCO) در این امر استفاده از زبان واضح و روشن برای انتقال دانش (DAVENPORT) قراردادن پاداشهایی برای به اشتراک گذاری دانش (TRUSSLER)، حمایت فرهنگ سازمانی از اشتراک و انتقال دانش (SKYREME) می تواند موثر باشد. سوال اساسی در این بخش این است که چطور می توان به اشتراک گذاری دانش را تسهیل کرد.

بهره برداری از دانش
کل توجه مدیریت دانش به این نکته است که دانش موجود در سازمانها به کار برده شود تا بتواند به سوددهی سازمان منجر شود. متاسفانه مهم بودن و اهمیت بسیار دانش تضمین کننده اجرای آن در هر زمان در فعالیتهای سازمان نیست. در این امر باید مراحلی برای اندازه گیری دانش ضمنی و مهارتهای دردسترس، موجود باشد. ترکیب وظایف روزانه با وظایف در ارتباط با مدیریت دانش، حمایت مدیران عالی (HEISING) و استفاده از دانش برای رقابت و افزایش کارایی (CHOI) موثر خواهدبود.

حفاظت از دانش
مزیتهای رقابتی برای سازمان در هر زمان دردسترس نیست. دانش سازمانی که یکی از مـــــزیتهای رقابتی سازمان است باید به روز، حفاظت و نگهداری شود. نگهداری اطلاعات، اسناد و تجارب، نیازمند مدیریت است. کدگذاری علاوه بر اینکه در توسعه دانش و اشتراک گذاری دانش موثر است یکی از راههای حفاظت از دانش به شمار می رود.

عوامل موفقیت مدیریت دانش
عوامل موفقیت مدیریت دانش از دیدگاه افراد و نظریه پردازان، گوناگون است. ازجمله این افراد هیزینگ HEISING است که عوامل موفقیت مدیریت دانش را به دست آوردن تخصص از تجربه، ترویج فرهنگ پست الکترونیک، حمایت مدیران عالی، ترکیب کردن وظایف دانش با وظایف روزانه می داند.
ازطرف دیگر پروساک (PRUSAK) عوامل مــــوفقیت در مدیریت دانش را عوامل زیر می دانند:
1 - فناوری؛
2 - ایجاد و پراکنده کردن دانش؛
3 - به اشتراک گذاری دانش؛
4 - منابع الکترونیک برای دانش؛
5 - آموزش، یادگیری؛
6 - ایجاد اعتماد در بین افراد؛
7 - زیرساختاری برای دانش.

منبع: ماهنامه  تدبیر / 1383  شماره 147، مرداد ۱۳۸۳/۰۵/۱۵
نویسنده : احسان رمضانی