هر پروپوزال یک طرح برای برآورده ساختن یک نیاز پیشنهاد می نماید و دریافت کننده آن، طرح پیشنهادی را با توجه به اینکه پروپوزال مزبور به سوالات زیر تا چه اندازه خوب پاسخ می دهد، ارزیابی می نماید:
پیشنهاد ما چیست؟
برای انجام آن چگونه طرح ریزی کرده ایم؟
چه زمانی را برای انجام آن برنامه ریزی کرده ایم؟
چقدر هزینه برای انجام این طرح لازم است؟
در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبین  و نیز موقعیت آنان بایستی در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال دارای دانش فنی کافی نیست، باید همراه در ابتدای آن یک مقدمه اجرایی به زبان غیرفنی و ساده آورده شود.
شاید اولین سوالی که به ذهن شما خطور میکند این باشد که تعریف پروپوزال قوی چیست؟
تعریف عملیاتی برای یک پروپوزال قوی عبارت است از امتیاز یا نمره اولویت (priority score) که  توسط بخش بررسی مطالعات در یک نهاد  یا موسسه تحقیقاتی اعطا کننده بودجه به آن پروپوزال داده میشود. کیفیت پروپوزال پژوهشی شما نه تنها به کیفیت پروژه تحقیقاتی شما بستگی دارد بلکه به کیفیت نگارشی پروپوزال نیز بستگی دارد.  در عین حال یک پروپوزال نمیتواند قوی باشد مگر اینکه محتوای علمی آن قوی باشد. مفهوم قوی بودن محتوای علمی مستلزم اعتبار علمی ذاتی کار میباشد و همچنین دلالت بر به کارگیری تکنیک هایی منطبق بر آخرین پیشرفت های علمی دارد.
مهمترین بخشهای پروپوزال شما، چکیده و اهداف اختصاصی هستند. ممکن است یکی از این دوبخش،  تنها  قسمتی باشد که برخی از داوران (reviewers) آن را میخوانند. برای درک علت اهمیت این دو قسمت همواره سناریویی را که در جلسات بخش بررسی مطالعات در National Institute of Healthرخ میدهد در نظر داشته باشید: اعضا دور یک میز بزرگ نشسته اند؛ دو نفر از آنها داور اختصاصی (assigned reviewer) هستند و پروپوزال را به تفصیل خوانده اند و نتیجه بازبینی خود را برای سایر اعضای گروه خواهند گفت. این برنامه در مورد هر پروپوزال حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه به طول می انجامد و طی این مدت سایر اعضای گروه، پروپوزال را از نظر میگذرانند. بنابراین اگر قرار باشد بخشی از پروپوزال در این مدت خوانده شود، آن بخش احتمالا چکیده و اهداف اختصاصی خواهد بود. اعضای بخش بررسی مطالعات سبک بازبینی خاص خود را دارند، اما معمولا بازبینی یک پروپوزال را با نگاهی اجمالی به بخش اهداف اختصاصی شروع میکنند. برخی از این اعضا نیز که با موضوع کلی تحقیق آشنا هستند، اما داور ویژه آن پروپوزال نیستند، ممکن است قسمت اهداف اختصاصی را قبل از جلسه بخوانند تا آمادگی بیشتری برای بحث در مورد آن پیدا کنند. درواقع یک پروپوزال خوب قادر است با تمام افرادی که آن را داوری میکنند ارتباط برقرار کند؛ نه فقط با افرادی که در رشته مرتبط با موضوع پروپوزال تخصص دارند.
مقالات مجله Scientific American میتوانند الگویی برای استاندارد طلایی نگارش پروپوزال باشند. این مقالات برای خوانندگانی نوشته میشوند که اهل علم و دانش هستند اما با موضوع آن مقاله خاص آشنایی ندارند. در این مقالات نثر نگارش ساده است ، از عبارات مخفف پرهیز میشود و هر صفحه حداقل دارای یک دیاگرام یا شکل میباشد. به کاربردن دیاگرام در پروپوزال نیز به خصوص هنگام بیان ایده های پیچیده بسیار مفید است.
هر آنچه در پروپوزال آمده است باید دقیق و واضح و منسجم باشد. نباید هیچ تناقض یا مغایرتی بین بخشهای مختلف یک پروپوزال وجود داشته باشد. فراموش نکنید که پروپوزال به عنوان نمونه ای از ما حصل کاری که از محققین انتظار میرود، در نظر گرفته میشود و بودجه های تحقیقاتی در یک جو رقابتی اعطا میشوند.
بنابر این پیشنهاد می شود برای ارائه پروپوزال مناسب مراحل زیر را طی کنید .
۱٫ قبل از هر کاری باید توجه کنیم که این پروپوزال را برای چه کسی یا چه نهادی تنظیم می کنیم. برخی از سازمانها یا نهادها فرمت مشخصی دارند . معمولا تحصیلات تکمیلی دانشگاه برای پایان نامه های ارشد یا  دکتری فرمت مشخصی دارد که باید در آن قالب ارائه شود. بنابراین بهتر است که از همان ابتدا فرم مربوطه را دریافت کنید و بعد اقدام کنید. برای دیدن یک نمونه از این فرم ها اینجا را کلیک کنید.اگر فرمت مشخصی در دست نیست می توانید با توجه به نیاز خودتان تعریف کنید اما برخی بخشها در همه پروپوزال های تحقیقاتی لازم است.
نوشتن پروپوزال رسمی زمان بر و هزینه بر است. پروپوزال رسمی در واقع پشنهادی است که توسط یک سازمان بررسی می شود و در صورت تایید مزایا و منافعی را برای نگارنده به همراه دارد. مثلا دانشگاههای خارجی برای پذیرش دانشجوی دکترای از طریق پروپوزال تحقیقاتی تصمیم گیری می کنند در نتیجه دارا بودن یک پروپوزال رسمی می تواند منجر به دریافت بورس و پوزیشن دانشگاهی شود. برای نوشتن چنین پروپوزالی  باید وقت زیادی صرف شود تا نتیجه کار قابل ارائه باشد.