در مجلات علمی معتبر هنگامی که مقاله شما بعد از فرآیند داوری پذیرفته شد و شما اصلاحات لازم را انجام دادید و نسخه نهایی مقاله خود را تحویل مجله دادید پس از مدتی (حدود یک ماه) فایل نهایی مقاله شما در قالب فرمت ژورنال برایتان ارسال می گردد که با آن نسخه پروف مقاله می گویند. در واقع هدف از این مرحله کنترل کلی مقاله ای است که به زودی چاپ می گردد.
 

پروف مقاله یا Galley Proofs چیست؟
زمانیکه مولف مقاله‌ای را جهت چاپ در مجله سابمیت می‌کند، لازم است تا چندین مرحله از زمان سابمیت تا چاپ طی شود که این مراحل نیازمند تعامل بین ادیتور مجله و کارکنان آن با مولف مقاله است. مقالاتی که داوری و ادیت می‌شوند و توسط تیم ادیتوری مجله فورمت‌بندی می‌شوند به عنوان آخرین مرحله پیش از چاپ به مولف ارسال می‌گردد. در حقیقت این آخرین شانس مولف است که تغییرات نهایی را انجام دهد. منظور از تغییرات نهایی، تغییرات مربوط به محتوای اصلی مقاله نیست؛ زیرا اگر اشکالی فنی در محتوای اصلی مقاله موجود باشد می‌بایست در فرآیند داوری آنها اصلاح شوند و این تغییرات دلبخواهی نیست. برای مثال، اگر مولف می‌خواهد تغییرات در آدرس ایمیل، ترتیب نویسندگان، اضافه نمودن نام یک مولف و یا حذف نام یک مولف و اطلاعات مربوط به وابستگی‌های سازمانی دارد، انجام دهد. به آماده سازی نهایی فایل مقاله برای چاپ توسط تیم ادیتور مجله، پروف مقاله یا گالی پروف گفته می شود.

مراحل پروف مقاله یا Galley Proofs
ناشران مختلف ممکن است مرحله ارسال گلی پروف را به روشهای متفاوت انجام دهند اما در هر صورت ارسال گلی پروف آخرین مرحله قبل از چاپ می‌باشد. بسیاری از مجلات پروف را به صورت یک فایل پی دی اف برای نویسنده مسئول ارسال می‌کنند. در این مرحله، همانطور که قبلاً گفته شد صرفاً تغییراتی مورد نظر قرار می‌گیرد که برای نویسندگان حیاتی و مهم است.
انتظار بر آن است که نویسنده مسئول تمامی اطلاعات مربوط به نویسندگان مقاله را بررسی نهایی کند و در صورتی که چیزی تغییر کند، آن را انجام داده و مجدداً ارسال کنند. مولفان نمی‌توانند محتوایی را به بدنه اصلی مقاله وارد نمایند زیرا محتوای اصلی مقاله مورد داوری قرار گرفته و تایید شده است. هرگونه اضافه کردن بر محتوای اصلی از نظر بسیاری از ادیتورها مردود است و شاید ادیتور در صورت بروز چنین اتفاقی مقاله را رد کند و یا برای داوری مجدداً مقاله را ارسال کند که کاملاً بستگی به نظر ادیتور دارد. پس مولفان بسیار دقت و توجه کنند که محتوای اصلی مقاله (از عنوان تا آخرین رفرنس‌ها) نباید تغییر داده شود مگر اینکه ادیتور بر روی پروف آن را مشخص کرده باشد. اطلاعات مربوط به اسامی نویسندگان، وابستگی سازمانی آنها، آدرس ایمیل و سایر اطلاعات وابسته به مولفان جزو بدنه اصلی مقاله محسوب نمی‌شود.

در ادامه، ناشران برای ارسال مجدد گالی پروف یا پروف مقاله به مولفان محدوده زمانی تعیین می‌کنند که معمولاً این محدوده زمانی از ۲۴ ساعت الی ۷۲ ساعت متغیر است. از لحظه‌ای که پروف مقاله به نویسنده مسئول ارسال می‌گردد زمان اعمال تغییرات شروع شده است و بسته به محدودیت زمانی تعیین شده، زمان اعمال تغییرات به پایان می‌زسد. بنابرانی، مولفان باید به ساعت ارسال ایمیل از سوی مجله توجه داشته باشند و زمان باقی مانده را بر اساس آن تنظیم کنند تا تاخیر اتفاق نیفتد. تمامی تغییرات می‌بایست بر روی فایل pdf ارسالی انجام گردند و ارسال تغییرات در فایل دیگر و یا محتوای ایمیل مورد قبول نیست. از آنجایی که فایل ارسالی عمدتاً پی دی اف می‌باشد، نویسندگان مقاله می‌بایست تغییرات احتمالی را به وسیله گذاشتن نوت انجام دهند.

هرگونه تاخیر در ارسال گلی پروف مقاله به مجله، باعث تاخیر در زمان چاپ آن خواهد شد. علاوه بر این، وقتی که گلی پروف مجدداً به مجله ارسال می‌شود، به معنی آن است که تمامی تغییرات اعمال شده و مجله نیز همان نسخه را چاپ می‌کند. اهمال کاری در انجام تغییرات مدنظر باعث خواهد شد که مقاله به همان نحو و دارای اشکال چاپ شود. مثلاً اگر مولف می‌خواهد وابستگی سازمانی خود را تغییر دهد اما در زمان ارسال این گلی پروف آن را انجام ندهد، وابستگی سازمانی به همان شکل اولیه چاپ خواهد شد که از نظر مولف دارای اشکال است. بعد از ارسال گلی پروف تقریباً احتمال اعمال تغییرات نزدیک به صفر است.